Articolo 5 · Principi applicabili al trattamento di dati personali
Questo articolo fissa le regole di base per qualsiasi uso di dati personali: liceità, limitazione della finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e sicurezza. Chi introduce un assistente AI o un chatbot deve rispettare questi principi anche lì, e deve poterlo dimostrare (responsabilizzazione). In pratica: dare all'AI solo i dati necessari allo scopo concreto, tenerli esatti e aggiornati, e definire per quanto tempo restano conservati.
Esempio: Una concessionaria fa gestire a un chatbot su WhatsApp le richieste di appuntamento in officina. Per fissare il tagliando il bot ha bisogno di nome, targa e data preferita, non dell'intero storico cliente con i dati del finanziamento. Servono inoltre tempi di cancellazione definiti per le conversazioni e un documento interno che indichi quali dati il bot tratta, per quale finalità e per quanto tempo.
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1. I dati personali sono: a) trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell'interessato («liceità, correttezza e trasparenza»); b) raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità; un ulteriore trattamento dei dati personali a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici non è, conformemente all'articolo 89, paragrafo 1, considerato incompatibile con le finalità iniziali («limitazione della finalità»); c) adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»); d) esatti e, se necessario, aggiornati; devono essere adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati («esattezza»); e) conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all'articolo 89, paragrafo 1, fatta salva l'attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell'interessato («limitazione della conservazione»); f) trattati in maniera da garantire un'adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali («integrità e riservatezza»). 2. Il titolare del trattamento è competente per il rispetto del paragrafo 1 e in grado di comprovarlo («responsabilizzazione»).