Svennis AI

e-Factura: regulile relevante pentru AI, adnotate

Regulile sistemului RO e-Factura pe care un flux de facturare asistat de AI trebuie să le respecte: obligația de transmitere în SPV, termenul, regulile B2C și sancțiunile. Lângă fiecare, explicația noastră și un exemplu.

Actualizat la 29 iunie 2026 · Surse oficiale (ANAF / Ministerul Finanțelor / legislatie.just.ro)

Textul prevederilor provine din surse oficiale. Sunt selectate doar regulile relevante când AI ajută la facturare. Notele „Ce înseamnă” și exemplele sunt explicații informative ale Svennis, nu consultanță juridică.

Reguli e-Factura relevante pentru AI

Articolul OUG 120/2021 art. 10 alin. (1) · Obligația de transmitere prin RO e-Factura în relația B2B

Ce înseamnăRelevanță pentru firme: ridicată

În relația B2B dintre firme stabilite în România, pentru livrări și servicii cu locul în România, factura trebuie trimisă către client prin sistemul național RO e-Factura, nu doar pe email sau pe hârtie. Cu alte cuvinte, transmiterea oficială a facturii înseamnă încărcarea ei în SPV, în formatul electronic cerut. Fac excepție bonurile fiscale care țin loc de factură simplificată și facturile pentru livrările intracomunitare unde clientul comunică un cod de TVA din alt stat membru. Un instrument AI te poate ajuta să pregătești și să validezi factura, dar obligația legală de transmitere prin RO e-Factura rămâne a firmei.

Exemplu: Firma ta emite o factură către un alt SRL din România. Poți folosi AI ca să generezi conținutul facturii și fișierul XML conform standardului, însă factura nu se consideră transmisă până nu ajunge în RO e-Factura. Un om din firmă verifică datele propuse de AI și confirmă încărcarea în SPV.

▸ Text oficial

(1) În relația comercială B2B, între persoane impozabile stabilite în România conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România conform titlului VII «Taxa pe valoarea adăugată» din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare, emitentul facturii electronice are obligația de transmitere a acesteia către destinatar utilizând sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1). Fac excepție bonurile fiscale emise în conformitate cu prevederile Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, în conformitate cu prevederile art. 319 alin. (12), (13) și (21) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare, precum și facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul persoană impozabilă stabilită în România comunică un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru. [Forma în vigoare, astfel cum a fost modificată prin art. I pct. 2 din OUG nr. 138/2024.]

Articolul OUG 120/2021 art. 10 alin. (7) · Termenul-limită de transmitere în SPV - 5 zile lucrătoare

Ce înseamnăRelevanță pentru firme: ridicată

Pentru facturile B2B de la alin. (1), ai la dispoziție cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii ca să le încarci în RO e-Factura, fără să depășești 5 zile lucrătoare de la data-limită legală de emitere a facturii. Regula se aplică de la 1 ianuarie 2026, prin OUG nr. 89/2025. Practic, termenul curge în zile lucrătoare, deci weekendurile și sărbătorile legale nu intră la socoteală. Un flux asistat de AI te ajută să nu pierzi acest termen, semnalând facturile care se apropie de cele 5 zile lucrătoare și care nu au fost încă transmise în SPV.

Exemplu: AI ține evidența facturilor emise și îți arată zilnic care mai au una sau două zile lucrătoare până expiră termenul de 5 zile lucrătoare pentru SPV. O factură emisă vineri trebuie încărcată cel târziu vinerea următoare, pentru că sâmbăta și duminica nu se numără, iar omul responsabil primește un memento ca să o valideze și să o transmită la timp.

▸ Text oficial

(7) Termenul-limită pentru transmiterea facturilor prevăzute la alin. (1) în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii prevăzută la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare. [Alineat introdus prin art. LXVII, cap. II din OUG nr. 115/2023; în forma modificată prin OUG nr. 89/2025, în vigoare de la 1 ianuarie 2026. Termenul în zile lucrătoare se calculează potrivit Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71.]

Articolul OUG 120/2021 art. 10^1 alin. (2) · Obligația de transmitere în relația B2C de la 1 ianuarie 2025

Ce înseamnăRelevanță pentru firme: ridicată

Începând cu 1 ianuarie 2025, firmele stabilite în România trebuie să transmită prin RO e-Factura și facturile emise către persoane fizice, adică în relația B2C, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA. Obligația acoperă livrările și serviciile cu locul în România. Excepție fac tot bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate. Dacă AI îți pregătește facturile către consumatori, fluxul trebuie să trateze și aceste facturi B2C la fel de serios, cu transmitere în SPV după validarea unui om.

Exemplu: Vinzi un produs unei persoane fizice și emiți factură, nu doar bon fiscal. AI poate completa factura B2C și pregăti fișierul pentru SPV, dar din ianuarie 2025 cineva din firmă trebuie să confirme și să o transmită în RO e-Factura, exact ca pe facturile către alte firme.

▸ Text oficial

(2) Începând cu data de 1 ianuarie 2025, operatorii economici - persoane impozabile stabilite în România conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA conform art. 316 din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România conform titlului VII «Taxa pe valoarea adăugată» din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare, efectuate în relația B2C, astfel cum este definită la art. 2 alin. (1) lit. n^1), au obligația să transmită facturile emise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Fac excepție bonurile fiscale emise în conformitate cu prevederile Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 28/1999, republicată, cu modificările și completările ulterioare, care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, în conformitate cu prevederile art. 319 alin. (12), (13) și (21) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare. [Art. 10^1 introdus prin art. I pct. 5 din OUG nr. 69/2024; alin. (2) în forma modificată prin art. I pct. 3 din OUG nr. 138/2024.]

Articolul OUG 120/2021 art. 10^1 alin. (3) · Definiția relației B2C și codul de 13 cifre de zero când lipsește CNP-ul

Ce înseamnăRelevanță pentru firme: medie

O vânzare către o persoană fizică care nu se identifică prin niciun cod fiscal, sau care alege să se identifice prin CNP, se consideră relație B2C. Dacă acea persoană fizică nu îți dă niciun cod de identificare fiscală, factura se emite folosind un cod format din 13 cifre de zero în locul codului fiscal al clientului. Este o regulă tehnică precisă pe care un flux AI o poate aplica automat, ca să nu blochezi factura când clientul nu are sau nu vrea să dea un cod fiscal.

Exemplu: Un client persoană fizică cumpără și nu vrea să-și dea CNP-ul. AI detectează că nu există cod fiscal și completează automat câmpul beneficiarului cu 0000000000000 (13 zerouri), iar omul care validează factura verifică doar că situația chiar este B2C înainte de transmiterea în SPV.

▸ Text oficial

(3) Livrările de bunuri/Prestările de servicii efectuate către o persoană fizică care nu se identifică în relația cu furnizorul/prestatorul prin niciun cod de identificare fiscală sau optează să se identifice prin codul numeric personal se consideră efectuate în relația B2C. Dacă beneficiarul, persoană fizică, nu se identifică prin niciun cod de identificare fiscală, facturile se emit utilizând un cod format din 13 cifre de zero în locul codului de identificare fiscală a beneficiarului. [Alineat în forma modificată prin art. I pct. 3 din OUG nr. 138/2024.]

Articolul OUG 120/2021 art. 13^2 alin. (1) lit. a) și b) și alin. (2) · Sancțiune de 15% din valoarea facturii pentru netransmiterea facturii B2B prin RO e-Factura

Ce înseamnăRelevanță pentru firme: ridicată

Constituie contravenție atât emiterea unei facturi B2B fără respectarea obligației de transmitere prin RO e-Factura, cât și primirea și înregistrarea de către destinatar a unei facturi B2B emise de o firmă din România în afara sistemului RO e-Factura. Ambele fapte se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. Deci riscul atinge ambele părți, nu doar pe cel care emite, iar mărimea amenzii crește direct cu valoarea facturii. Un flux AI ar trebui să te ajute nu doar să transmiți corect ce emiți, ci și să semnaleze facturile B2B primite în afara SPV, pe care nu ar trebui să le înregistrezi ca atare.

Exemplu: Un furnizor din România îți trimite o factură B2B de 50.000 lei doar pe email, nu prin RO e-Factura. Dacă o înregistrezi așa, te poți alege cu o amendă de 15% din valoare, adică 7.500 lei. AI poate marca factura ca neconformă și te poate avertiza să ceri furnizorului transmiterea prin SPV înainte ca un om să o accepte.

▸ Text oficial

(1) Constituie contravenții, dacă nu au fost săvârșite în astfel de condiții încât să fie considerate potrivit legii infracțiuni, următoarele fapte: a) nerespectarea de către emitentul facturii - persoană impozabilă stabilită în România conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare, a prevederilor art. 10 alin. (1); b) primirea și înregistrarea de către destinatarul - persoană impozabilă stabilită în România conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare, a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără respectarea prevederilor art. 10 alin. (1); [...] (2) Contravențiile prevăzute la alin. (1) lit. a) și b) se sancționează, prin derogare de la prevederile art. 8 alin. (2) lit. a) din Ordonanța Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravențiilor, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările și completările ulterioare, cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. [Art. 13^2 introdus prin art. LXVIII pct. 15 din OUG nr. 115/2023.]

Articolul OUG 120/2021 art. 13^2 alin. (1) lit. c) · Contravenția pentru nerespectarea termenului de 5 zile - o singură faptă pe lună calendaristică

Ce înseamnăRelevanță pentru firme: ridicată

Constituie contravenție și nerespectarea de către emitent a termenului de 5 zile de la alin. (7), pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere cade în cursul unei luni calendaristice. Important: pentru că fapta se raportează la toate facturile dintr-o lună, întârzierile dintr-o lună se sancționează cu o singură amendă, nu cu una pentru fiecare factură. Asta nu înseamnă că poți întârzia liniștit, ci că riscul pe lună este plafonat la o sancțiune. Un flux AI care urmărește termenele te ajută să eviți chiar și acea unică amendă lunară.

Exemplu: Într-o lună uiți să transmiți la timp trei facturi în RO e-Factura. Deși sunt trei facturi întârziate, se aplică o singură amendă pentru acea lună. AI ține un tablou al termenelor pe luna curentă și îți arată din timp toate facturile cu risc de întârziere, ca un om să le transmită înainte de expirare.

▸ Text oficial

c) nerespectarea de către emitentul facturii, persoană impozabilă stabilită în România conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare, a prevederilor art. 10 alin. (7) pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine în cursul unei luni calendaristice; [Litera c) în forma modificată prin art. I pct. 4 din OUG nr. 69/2024. Întrucât fapta se raportează la una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere intervine în cursul unei luni calendaristice, întârzierile dintr-o lună se sancționează cu o singură amendă.]

Articolul OUG 120/2021 art. 13^2 alin. (3) · Amenda pentru întârziere - 1.000-2.500 lei pentru contribuabilii mici, diferențiată pe mărime

Ce înseamnăRelevanță pentru firme: ridicată

Pentru întârzierile de la lit. c), amenda este diferențiată în funcție de mărimea firmei: de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru contribuabilii mari, de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii și de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice. Așadar, cu cât firma este mai mare, cu atât amenda pentru întârzierea transmiterii în SPV este mai usturătoare. Un flux de facturare asistat de AI, care semnalează din timp facturile aproape de termen, te ajută să stai departe de aceste praguri.

Exemplu: Firma ta este contribuabil mic și întârzie transmiterea unor facturi într-o lună, deci riscă o amendă între 1.000 și 2.500 lei. Pentru o firmă mare, aceeași întârziere ar însemna între 5.000 și 10.000 lei. AI prioritizează zilnic facturile cu termen apropiat, ca omul responsabil să le valideze și să le încarce în RO e-Factura înainte să apară amenda.

▸ Text oficial

(3) Contravențiile prevăzute la alin. (1) lit. c) și d) se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice. [Alineat în forma modificată prin art. I pct. 6 din OUG nr. 69/2024.]

Anexe