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E-Rechnung: die für KI relevanten Regeln, erläutert

Die E-Rechnungsregeln des § 14 UStG, die ein KI-gestützter Rechnungsablauf einhalten muss, samt der Übergangsregelung des § 27 Abs. 38. Die Eckdaten laut BMF: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt. Papier und PDF bleiben übergangsweise erlaubt, bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 nur noch für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Rechnungen Pflicht. Neben jeder Vorschrift steht unsere Erläuterung mit einem Beispiel.

Aktualisiert am 4. Juli 2026 · Offizieller Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de

Der Vorschriftentext ist der offizielle Wortlaut. Ausgewählt sind nur § 14 Abs. 1 bis 4 und § 27 Abs. 38 UStG, die Regeln rund um die E-Rechnung. Die Hinweise und Beispiele daneben sind erläuternde Einordnungen von Svennis, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Kapitel 14 · § 14 UStG - Ausstellung von Rechnungen

Artikel 14-1 · § 14 Abs. 1 UStG - Rechnung und E-Rechnung (Definition)

Was das bedeutetRelevanz für Unternehmen: hoch

Das Gesetz legt fest, was seit der Reform als elektronische Rechnung gilt: nur eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich automatisch verarbeiten lässt. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail ist damit keine E-Rechnung, sondern rechtlich nur eine sonstige Rechnung, genauso wie Papier. In Deutschland erfüllen zum Beispiel die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Formatanforderung. KI kann beim Auslesen, Prüfen und Verbuchen solcher Rechnungen sehr viel Arbeit abnehmen, das strukturierte Format selbst kann sie aber nicht ersetzen, denn das ist die gesetzliche Grundlage.

Beispiel: Ein Autohaus schickt seinem Gewerbekunden nach einem Fahrzeugverkauf eine sauber gestaltete PDF-Rechnung per E-Mail und hält sie für eine E-Rechnung. Rechtlich ist das nur eine sonstige Rechnung. Die Lösung: Das System des Autohauses erzeugt aus den Verkaufsdaten direkt eine strukturierte E-Rechnung im XRechnung-Format, ein KI-Assistent prüft die Datenfelder auf Vollständigkeit und ein Mitarbeiter gibt die Rechnung vor dem Versand frei.

▸ Offizieller Text

(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Eine Rechnung kann als elektronische Rechnung oder vorbehaltlich des Absatzes 2 als sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht. Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung 1. muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen oder 2. kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Artikel 14-2 · § 14 Abs. 2 UStG - Pflicht zur Ausstellung, E-Rechnungspflicht B2B

Was das bedeutetRelevanz für Unternehmen: hoch

Wer als Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringt, muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, sofern der Umsatz nicht steuerfrei ist. Entscheidend ist der neue Zusatz: Sind der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger beide im Inland ansässig, muss diese Rechnung als elektronische Rechnung im strukturierten Format ausgestellt werden. Die E-Rechnungspflicht im deutschen B2B-Geschäft steht damit direkt im Gesetz. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen ohnehin schon seit dem 1. Januar 2025, ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. KI-Werkzeuge unterstützen beim Erstellen, Validieren und Verbuchen, die Formatpflicht selbst bleibt aber eine gesetzliche Vorgabe an das Unternehmen.

Beispiel: Eine freie Werkstatt wartet die Fahrzeugflotte eines Logistikunternehmens und rechnet monatlich ab. Beide Firmen sitzen in Deutschland, also greift die E-Rechnungspflicht für diese Abrechnung. Die Werkstattsoftware erzeugt aus den abgeschlossenen Aufträgen automatisch eine strukturierte E-Rechnung, ein KI-Modul gleicht Positionen und Stundensätze mit dem Flottenvertrag ab und der Inhaber gibt die Rechnung zur Übermittlung frei.

▸ Offizieller Text

(2) Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung nach § 1 Absatz 1 Nummer 1 aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. In den folgenden Fällen ist er zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist: 1. für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind; 2. für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist; 3. für eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Absatz 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als in den Nummern 1 oder 2 genannten Empfänger. Ein im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer ist ein Unternehmer, der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat. § 14a bleibt unberührt. Unbeschadet der Verpflichtungen nach Satz 2 kann eine Rechnung von einem in Satz 2 Nummer 1 oder 2 bezeichneten Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift). Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht. Eine Rechnung kann im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines in Satz 2 Nummer 1 oder 2 bezeichneten Leistungsempfängers von einem Dritten ausgestellt werden.

Artikel 14-3 · § 14 Abs. 3 UStG - Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit

Was das bedeutetRelevanz für Unternehmen: mittel

Bei jeder Rechnung müssen drei Dinge gewährleistet sein: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit. Wie das geschieht, darf jedes Unternehmen selbst festlegen, zum Beispiel über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Bei elektronischen Rechnungen gelten unter anderem qualifizierte elektronische Signaturen als anerkannter Weg. Genau hier spielt KI ihre Stärke aus: Sie kann automatisch abgleichen, ob Rechnung, Bestellung und Lieferung zusammenpassen, und Auffälligkeiten sofort melden. Die Verantwortung für das Kontrollverfahren bleibt trotzdem beim Unternehmer.

Beispiel: Ein Autohaus erhält jeden Monat Dutzende Eingangsrechnungen von Teilelieferanten. Ein KI-gestützter Abgleich prüft jede Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang, erkennt abweichende Beträge oder unbekannte Absender und dokumentiert den Prüfpfad automatisch. Nur die auffälligen Fälle landen bei einem Mitarbeiter zur Entscheidung, der Rest läuft kontrolliert durch.

▸ Offizieller Text

(3) Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Artikel 14-4 · § 14 Abs. 4 UStG - Pflichtangaben der Rechnung

Was das bedeutetRelevanz für Unternehmen: mittel

Jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, angefangen beim vollständigen Namen und der vollständigen Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Fehlen Pflichtangaben oder sind sie fehlerhaft, riskiert der Rechnungsempfänger seinen Vorsteuerabzug. In einer strukturierten E-Rechnung haben diese Angaben feste Datenfelder, was die automatische Kontrolle deutlich einfacher macht als bei Papier oder PDF. KI kann eingehende Rechnungen gegen den Pflichtangabenkatalog prüfen und unvollständige Rechnungen markieren, bevor sie in die Buchhaltung gelangen.

Beispiel: Eine Kfz-Werkstatt bekommt eine Lieferantenrechnung, auf der die Anschrift des Empfängers unvollständig ist. Das KI-Prüfmodul in der Buchhaltung schlägt an, die Rechnung wird nicht gebucht, sondern mit einer konkreten Fehlerbeschreibung an den Lieferanten zurückgegeben. So bleibt der Vorsteuerabzug der Werkstatt gesichert und der Fehler wird vor der Betriebsprüfung entdeckt, nicht erst währenddessen.

▸ Offizieller Text

(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, 3. das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), 5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt, 7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, 9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und 10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 5 die Angabe „Gutschrift”. In den Fällen des § 10 Abs. 5 sind die Nummern 7 und 8 mit der Maßgabe anzuwenden, dass die Bemessungsgrundlage für die Leistung (§ 10 Abs. 4) und der darauf entfallende Steuerbetrag anzugeben sind. Unternehmer, die § 24 Abs. 1 bis 3 anwenden, sind jedoch auch in diesen Fällen nur zur Angabe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags berechtigt. Die Berichtigung einer Rechnung um fehlende oder unzutreffende Angaben ist kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und § 233a Absatz 2a der Abgabenordnung.

Kapitel 27 · § 27 UStG - Übergangsvorschriften zur E-Rechnung

Artikel 27-38 · § 27 Abs. 38 UStG - Übergangsregelungen (2025-2027)

Was das bedeutetRelevanz für Unternehmen: hoch

Diese Übergangsvorschrift regelt, wie lange Papier und einfache PDF im inländischen B2B-Geschäft noch zulässig sind. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen für Umsätze ab 2025 noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, unstrukturierte elektronische Rechnungen wie PDF verschicken. Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz läuft diese Option am 31. Dezember 2026 aus, kleinere Unternehmen haben noch bis Ende 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden, ohne Umsatzgrenze. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen dagegen schon seit dem 1. Januar 2025, und wer die Umstellung jetzt plant, sollte die KI-gestützte Rechnungsverarbeitung gleich mitdenken, statt später doppelt umzubauen.

Beispiel: Ein Autohaus mit fünf Millionen Euro Jahresumsatz verkauft regelmäßig Fahrzeuge an Gewerbekunden. Weil es über der Grenze von 800.000 Euro Vorjahresumsatz liegt, darf es nur noch bis Ende 2026 PDF-Rechnungen verschicken. Es stellt deshalb 2026 um: Das Verkaufssystem erzeugt strukturierte E-Rechnungen und ein KI-Assistent übernimmt die automatische Erfassung und Verbuchung der eingehenden E-Rechnungen. Die kleine Werkstatt nebenan mit 400.000 Euro Umsatz darf beim Ausstellen bis Ende 2027 warten, empfangen können muss sie E-Rechnungen aber schon heute.

▸ Offizieller Text

(38) Abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 kann eine Rechnung 1. bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden; 2. bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat; 3. bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, ausgestellt werden, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) übermittelt wird. Die Absätze 15 und 18 bleiben unberührt.

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