Künstliche Intelligenz (KI) im Autohaus: So verbesserst du deine Prozesse

Der Assistent zieht Ausstattungsliste, Erstzulassung, Laufleistung, Vorbesitzer und Servicehistorie aus deinem Bestandssystem und entwirft daraus eine Beschreibung in deinem Ton: klar, vollständig, ohne Floskeln. Er hält sich strikt an die hinterlegten Daten und erfindet nichts dazu; fehlt eine Angabe, fragt er nach, statt zu raten. Gleichzeitig prüft er die Ausstattungserfassung gegen die Merkmale, mit denen die Börsen ihre Preisbewertung rechnen: da AutoScout24 mehr als 70 Ausstattungsmerkmale je Fahrzeug berücksichtigt, kann jede nicht erfasste Sonderausstattung die Label-Position verschlechtern. Vor der Veröffentlichung geht jeder Text zur Freigabe an deinen Verkäufer.

mobile.de und AutoScout24 bewerten Preise mit unterschiedlicher Datenbasis und Methodik, dasselbe Fahrzeug kann auf den beiden Börsen unterschiedliche Labels tragen. Der Assistent hält deshalb beide Signale je Fahrzeug zusammen an einer Stelle fest: aktuelle Label-Stufe, Preisänderungen, Anfragen. Weicht ein Fahrzeug von deiner Ziel-Position ab, etwa weil vergleichbare Fahrzeuge im Umfeld günstiger nachinseriert wurden, meldet er es mit einem konkreten Vorschlag: welcher Preisschritt die Ziel-Stufe voraussichtlich erreicht und was er an Marge kostet. Du gibst frei oder lehnst ab; von selbst ändert der Assistent keinen Preis.

Du hinterlegst deine Steuerungslogik einmal: ab welchem Standtag welcher Fahrzeugtyp in die Überprüfung geht, wie groß Preisschritte sein dürfen, wo die Schmerzgrenze je Fahrzeug liegt. Der Assistent führt darüber Buch, für jedes Fahrzeug im Bestand. Er erstellt dir eine wöchentliche Liste der Fahrzeuge, die nach deinen Regeln fällig sind, jeweils mit Standtagen, bisherigen Preisschritten, aktueller Label-Position und Anfrageverlauf. Bei 102,5 Tagen durchschnittlicher Standzeit auf mobile.de ist das kein Randthema, sondern die Stelle, an der Kapitalbindung und Abwertung entstehen.

Ein großer Teil der Kaufinteressenten stellt vor dem Besuch dieselben Fragen: Ausstattung, Bereifung, Vorbesitzer, Servicehistorie. Der Assistent beantwortet sie im Chat auf deiner Website oder per WhatsApp, direkt aus dem Fahrzeugdatensatz des jeweiligen Inserats, rund um die Uhr. Er stellt sich als KI-Assistent vor, bleibt bei den hinterlegten Fakten und sagt ehrlich, wenn er etwas nicht weiß. Preisverhandlungen, Zustandsbewertungen und alles Unklare übergibt er an den Verkauf, mit dem vollständigen Gesprächsverlauf.

Der KI-Assistent ist mit deinem Fahrzeugbestand und den Kalendern verbunden: Er weiß, welches Fahrzeug wann verfügbar ist, welcher Verkäufer den Termin übernehmen kann und wie lange eine Probefahrt inklusive Beratung dauert. Fragt ein Interessent auf der Website oder per WhatsApp nach einem Termin, prüft der Assistent zuerst das Fahrzeug: nicht reserviert, nicht in der Aufbereitung, nicht gerade verkauft. Dann schlägt er zwei bis drei konkrete Zeitfenster vor, trägt den gewählten Termin ein, blockt das Fahrzeug und bestätigt schriftlich. Unklare Anfragen, etwa wenn der Kunde zwischen zwei Fahrzeugen schwankt, übergibt er dem Verkäufer mit dem kompletten Gesprächsverlauf.

Direkt nach der Buchung erhält der Kunde eine schriftliche Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Fahrzeug und Ansprechpartner. Am Vortag folgt eine kurze Erinnerung mit der Möglichkeit, per Antwort zu bestätigen oder zu verschieben. Sagt der Kunde ab, bietet der Assistent sofort Alternativtermine an; meldet er sich gar nicht, fragt der Assistent einmal nach, bevor das Zeitfenster freigegeben wird. Alle Nachrichten beziehen sich auf den gebuchten Termin; werbliche Nachrichten verschickt der Assistent nur an Kunden mit dokumentierter Einwilligung.

Aus dem Gesprächsverlauf entsteht automatisch eine Terminmappe: Wunschfahrzeug, gestellte Fragen, Budgetrahmen, Finanzierungsinteresse und das Fahrzeug, das der Kunde in Zahlung geben möchte. Der Kunde bekommt vorab eine kurze Checkliste: Führerschein für die Probefahrtvereinbarung, Fahrzeugschein des Inzahlungnahme-Fahrzeugs für die Bewertung. Und der Assistent erinnert das Team daran, das Fahrzeug bereitzustellen: gewaschen, geladen oder vollgetankt, vorne auf dem Hof.

Für gefragte Fahrzeuge führt der Assistent eine Warteliste. Wird ein Termin abgesagt oder verfällt er nach der Nachfrage, bietet der Assistent das Zeitfenster automatisch den Interessenten an, die auf dasselbe oder ein vergleichbares Fahrzeug warten, in der Reihenfolge ihrer Anfrage. Die Regeln bestimmst du: welche Fahrzeuge eine Warteliste bekommen, wie oft nachgefasst wird und ab wann ein Mensch übernimmt.

Der Assistent beantwortet die Wertfrage im Dialog, rund um die Uhr, auf der Website und per WhatsApp. Er fragt Marke, Modell, Erstzulassung, Laufleistung und Zustand in natürlicher Sprache ab, erklärt, welche Angaben eine belastbare Einschätzung braucht, und legt die Anfrage als qualifizierten Ankaufslead im CRM an, mit Kontaktdaten und vollständigem Fahrzeugprofil. Statt eines starren Formulars entsteht ein Gespräch, das der Kunde in zwei Minuten führt, und dein Haus ist der erste Betrieb, der bei ihm dranbleiben kann.

Der Assistent führt den Kunden durch eine geführte Foto-Strecke, Front, Heck, Innenraum, Reifen, Kombiinstrument, Schadstellen, und durch Pflichtfelder wie Laufleistung, HU-Termin, Vorschäden, Scheckheft und Anzahl der Halter. Unvollständige oder widersprüchliche Angaben fragt er freundlich nach. Das Ergebnis ist eine standardisierte Zustandsakte nach den Regeln deines Hauses, für jedes Fahrzeug im gleichen Format.

Der Assistent sammelt VIN, Ausstattung und Zustandsdaten genau in der Struktur, die dein Bewerter für die Bewertung über DAT SilverDAT oder SchwackeNet braucht, ohne erneutes Abtippen. Die Bewertung selbst bleibt beim etablierten Datenstandard und beim Menschen: SilverDAT liefert die marktgerechte Einschätzung auf Basis gemeldeter Händler-Verkaufserlöse, inklusive Restwertprognose für spätere Ankaufstermine, der Assistent liefert die vollständige Datengrundlage dafür.

Erkennt der Assistent ein Elektrofahrzeug, erfasst er die E-spezifischen Angaben deines Hauses und erklärt dem Kunden, dass der Batteriezustand (State of Health) beim Ankauf preisbestimmend ist und beim Termin gemessen wird. DAT bietet die Batteriezustandsbewertung bereits als Teil der Gebrauchtwagenbewertung an; der Assistent plant dafür den passenden, etwas längeren Termin ein und setzt die Erwartung des Kunden richtig.

Der Assistent nimmt Finanzierungsfragen auf der Website und per WhatsApp zu jeder Uhrzeit entgegen. Er fragt die Punkte ab, die das Finanzierungsteam wirklich braucht: Anzahlung, gewünschte Laufzeit, jährliche Fahrleistung, Wunschrate, klassische Ratenfinanzierung oder 3-Wege-Modell mit Schlussrate. Jede Rechnung, die er nennt, ist als unverbindliche Beispielrechnung gekennzeichnet, und alle Angaben landen als strukturierter Datensatz beim Verkäufer, nicht als loser Chatverlauf. Der Markt zieht in dieselbe Richtung: mobile.de zeigt Finanzierungskonditionen inzwischen direkt am Inserat, der Kunde kommt also bereits mit einer Rate im Kopf. Der Assistent führt diese Logik in deinem eigenen Kanal weiter.

Ein KI-Assistent im CRM überwacht die Laufzeiten deiner Vario- und 3-Wege-Verträge. Einige Monate vor der Schlussrate erstellt er dem Verkäufer eine vorbereitete Kundenakte: Fahrzeug, Vertragsdaten, die drei Optionen am Laufzeitende, dazu passende Fahrzeuge aus dem aktuellen Bestand. Auf Wunsch schreibt er den Kunden zusätzlich an und schlägt einen Gesprächstermin vor, bevor die Bank ihr Standardschreiben verschickt. Die Konditionen der Anschlussfinanzierung bespricht dann der Mensch, nicht die KI.

Der Assistent beantwortet allgemeine Fragen zum Versicherungsangebot deines Hauses mit vorbereiteten, freigegebenen Informationen, erfasst Fahrzeug- und Nutzungsdaten und erkennt, wann echtes Interesse besteht. Dann bucht er einen Termin bei der Person in deinem Haus, die die Erlaubnis nach § 34d GewO trägt. Beratung und Vermittlung übernimmt er nie, er sorgt nur dafür, dass das Gespräch überhaupt stattfindet und gut vorbereitet beginnt.

Aus den Chat-Angaben und den Fahrzeugdaten befüllt der Assistent die Antragsunterlagen der Finanzierung vor und schickt dem Kunden eine Checkliste der benötigten Dokumente: Personalausweis, Gehaltsnachweise, Bankverbindung. Fehlt etwas, erinnert er freundlich nach. Vor der Übermittlung an die Bank prüft immer ein Mensch aus deinem Team jede Angabe, der Assistent reicht nichts eigenständig ein.

Der KI-Assistent ist an den Werkstattkalender deines Betriebs angebunden: Bühnen, Arbeitspositionen mit ihren Zeitwerten, Personal und Teileverfügbarkeit. Schreibt ein Kunde in natürlicher Sprache, Ölwechsel, Bremsen prüfen, HU fällig, versteht der Assistent das Anliegen, schlägt zwei bis drei passende freie Zeiten vor, reserviert den gewählten Slot und bestätigt schriftlich. Weil es nur einen Kalender gibt, trägt die Annahme auch Laufkundschaft dort ein, und der Assistent sieht in Echtzeit, was belegt ist. Unklare Fälle, ein Geräusch, ein Unfallschaden, übergibt er mit dem gesamten Gesprächsverlauf an die Serviceannahme.

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, die sonst liegen bleiben: außerhalb der Öffnungszeiten, in Stoßzeiten, wenn beide Berater im Kundengespräch sind. Er klärt das Anliegen, bietet Termine aus demselben Kapazitätsplan an wie der Chat und bucht direkt, oder er nimmt ein strukturiertes Rückrufanliegen mit Fahrzeug, Anliegen und Wunschzeit auf. Komplexe Fälle und verärgerte Kunden leitet er sofort an einen Menschen weiter, mit allem, was bereits besprochen wurde.

Die HU-Fälligkeit ist gesetzlich getaktet: erste Hauptuntersuchung 36 Monate nach Erstzulassung, danach alle 24 Monate. Der Assistent liest die Bestandsdaten deines Kundenstamms, erkennt Fahrzeuge, deren HU in den nächsten Wochen fällig wird, und schreibt die Halter aktiv an, mit konkreten Terminvorschlägen und auf Wunsch kombiniert mit fälliger Wartung. Wer nicht reagiert, bekommt eine dosierte Erinnerung; wer bucht, steht sofort im Kapazitätsplan.

Am Vortag bestätigt der Assistent jeden Termin per WhatsApp. Wer absagt, wird im selben Dialog auf einen neuen Slot umgebucht, und die frei gewordene Zeit bietet der Assistent dem nächsten Kunden auf der Warteliste an. Die Regeln bestimmst du: wie früh bestätigt wird, welche Arbeiten bei frei werdenden Slots Vorrang haben, ab wann ein Mensch übernimmt. Die Annahme sieht jederzeit, wer bestätigt, wer verschoben hat und was für morgen offen ist.

Der Assistent nimmt eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus dem Rechnungspostfach entgegen und liest die strukturierten Daten aus: Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Umsatzsteuer, Zahlungsziel. Anschließend gleicht er die Rechnung mit der Bestellung und, wo vorhanden, mit der Fahrzeugakte ab, prüft Pflichtangaben und Rechenwege und schlägt eine Vorkontierung nach deinem Kontenrahmen vor. Stimmt etwas nicht, eine Menge, ein Preis, eine fehlende Angabe, landet die Rechnung mit einem klaren Hinweis in der Klärung statt im Buchungsstapel. Verbucht wird erst, wenn die Buchhaltung freigibt.

Bei jedem Fahrzeugverkauf entsteht ein Stapel Dokumente: Kaufvertrag, Übergabeprotokoll, Zulassungsbescheinigung, Finanzierungsunterlagen. Der Assistent liest die relevanten Daten aus, überträgt sie strukturiert in deine Systeme und prüft sie auf Stimmigkeit: Passen FIN und Kilometerstand im Vertrag zur Fahrzeugakte, entspricht der Kaufpreis dem vereinbarten Betrag, fehlt eine Unterschrift oder eine Pflichtangabe. Nichts wird doppelt abgetippt, und Unstimmigkeiten fallen vor der Übergabe auf, nicht danach.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, wer im Vorjahr über 800.000 Euro Umsatz lag, bereits ab 2027. Für ein Autohaus betrifft das mehr Rechnungen, als der erste Blick vermuten lässt: Flottengeschäft, Gewerbekunden, Verkäufe von Händler zu Händler und Werkstattrechnungen an Firmen sind B2B. Der Assistent bereitet den Umstieg vor: Er ordnet dein Rechnungsvolumen nach B2B und Privat, prüft ausgehende E-Rechnungen vor dem Versand auf vollständige Pflichtangaben und meldet, wo Kundenstammdaten lückenhaft sind. Das Pflichtformat selbst erzeugt deine Rechnungssoftware, der Assistent sorgt dafür, dass Daten und Abläufe dafür bereitstehen.

Weil der Assistent die Belege und ihre strukturierten Daten kennt, beantwortet er Fragen im Klartext: welche Eingangsrechnungen offen sind, was in der Klärung liegt, was ein Lieferant im letzten Quartal berechnet hat, ob zu einem Fahrzeug alle Unterlagen vollständig sind. Er zieht die Antwort aus den Daten und verlinkt den Beleg, statt dass jemand Ordner und Postfächer durchsucht. Jede Antwort ist nachprüfbar, weil die Quelle einen Klick entfernt ist.

Der Assistent liest die Bestandsliste aus dem DMS und prüft sie gegen die Schwellen, die du festlegst, etwa 60, 90 und 120 Tage. Er markiert jedes Fahrzeug, das darüber liegt, legt die Marktlinie der Portale daneben und rechnet den gebundenen Einkaufswert zusammen. Einmal pro Woche kommt eine kurze Übersicht: welche Fahrzeuge auffällig sind, seit wann keine Anfragen mehr eingehen und wo eine Preisentscheidung ansteht. Nichts davon musst du in Excel nachpflegen; die Liste entsteht aus den Daten, die ohnehin im System liegen.

Der Assistent führt zusammen, was heute auf DMS und Buchhaltung verteilt liegt: Einkaufspreis, Aufbereitungs- und Garantiekosten, Standtage und Verkaufserlös. Daraus entsteht der Deckungsbeitrag je Fahrzeug, und darauf aufbauend je Segment, je Preisklasse und je Einkaufsquelle. Einmal im Monat fasst er das Ergebnis in Klartext zusammen: welche Fahrzeugtypen Geld verdienen, welche nur Umsatz machen und wo die Standtage den Ertrag aufzehren.

Aus der eigenen Verkaufshistorie erkennt der Assistent, welche Fahrzeugtypen in welcher Jahreszeit wie schnell drehen. Daraus entsteht eine einfache Prognose für die kommenden Wochen: welche Segmente voraussichtlich gefragt sind und wo der Bestand dünn wird. Die Prognose kommt ausdrücklich als Richtung mit Bandbreite, nicht als exakte Zahl, und stützt sich auf deine Historie, nicht auf fremde Marktversprechen.

Zwischen den festen Auswertungen bleibt der Assistent ansprechbar. Du stellst eine Frage, wie du sie einem Controller stellen würdest: Wie lief der Mai gegen den April? Welche Einkaufsquelle bringt den besten Deckungsbeitrag? Welche Fahrzeuge stehen länger als 90 Tage? Der Assistent liest die Antwort aus DMS und Buchhaltung, nur lesend, ohne etwas zu verändern, und nennt die Zahlen, auf die er sich stützt, damit du sie prüfen kannst.

Der KI-Assistent berechnet die HU-Fälligkeit jedes Kundenfahrzeugs aus Erstzulassung und letzter HU, nach dem Takt der Anlage VIII StVZO: erstmals nach 36 Monaten, danach alle 24 Monate. Rechtzeitig vor dem Termin gleicht er die Fälligkeit mit der Werkstattplanung ab und schickt dem Kunden, sofern eine Einwilligung vorliegt, eine Erinnerung per WhatsApp oder E-Mail mit zwei bis drei konkreten Terminvorschlägen. Steht ohnehin ein Ölwechsel oder eine Inspektion an, schlägt er die Kombination in einem Termin vor. Du entscheidest über Vorlauf, Tonfall und Kanal; die Antwort des Kunden bucht der Assistent direkt in den Werkstattkalender.

Der KI-Assistent führt die Endtermine aller Leasing- und Finanzierungsverträge im Bestand und legt drei bis sechs Monate vor Ablauf eine Wiedervorlage für den Verkäufer an. Dazu bereitet er das Gesprächsdossier vor: aktuelles Fahrzeug, Laufzeit, die drei Optionen am Ende einer Vario- oder 3-Wege-Finanzierung, also Schlussrate zahlen, Fahrzeug zurückgeben oder Anschlussfinanzierung, plus zwei bis drei passende Fahrzeuge aus dem eigenen Bestand als Tauschvorschlag. Den Entwurf des Anschreibens prüft und versendet der Verkäufer; das Finanzierungsgespräch selbst bleibt komplett beim Menschen.

Nach Fahrzeugübergabe oder Serviceterminen verschickt der KI-Assistent, mit Einwilligung des Kunden, eine kurze Bitte um Bewertung mit direktem Link. Eingehende Bewertungen auf Google und den Fahrzeugplattformen beobachtet er laufend und entwirft individuelle Antworten, die sich auf den tatsächlichen Vorgang beziehen statt auf einen Textbaustein. Kritische Bewertungen beantwortet er nie automatisch: sie werden sofort einem Verantwortlichen gemeldet, damit erst das Problem gelöst und dann geantwortet wird.

Der KI-Assistent durchsucht den Kundenbestand nach Kontakten, bei denen seit langem nichts passiert ist, und verbindet das mit der Werkstatthistorie. Häufen sich bei einem Bestandskunden teure Reparaturen, meldet er den Fall als Verkaufschance: laut DAT-Report 2026 nannten 33 Prozent der Gebrauchtwagenkäufer hohe Reparaturkosten am alten Auto als Hauptgrund für den Kauf. Liegt eine gültige Einwilligung vor, entwirft er eine persönliche Nachricht mit einem konkreten Anlass, etwa einem Inzahlungnahme-Angebot; fehlt sie, erzeugt er stattdessen eine Anrufaufgabe für den Verkäufer.