KI selbst bauen, kaufen oder mit Partner umsetzen: Entscheidungshilfe für Unternehmen

Ob Sie KI selbst bauen, kaufen oder mit Partner umsetzen, hängt weniger vom Modell ab als von zwei Fragen. Die erste lautet: Wie tief muss das System in Ihren Prozessen, Ihrem CRM und Ihrem Helpdesk arbeiten? Die zweite lautet: Wer pflegt es, wenn es läuft? Arbeitet die KI nur neben Ihren Abläufen, reicht oft eine fertige Funktion. Greift sie tief ein, brauchen Sie eigenes Wissen oder einen Partner.

Der Grund liegt in den Modellen selbst. Alle aktuellen Claude-Modelle verarbeiten laut Anthropic Text und Bilder, arbeiten mehrsprachig und können Werkzeuge in anderen Systemen aufrufen. Das Modell lässt sich also austauschen, die Anbindung an Ihre Daten nicht so leicht. Ob ein Projekt trägt oder im Pilotbetrieb stecken bleibt, entscheidet sich deshalb meist bei der Anbindung und im Betrieb.

Dieser Beitrag erklärt die drei Wege und vergleicht Kosten, Eigentum und Ausstieg in einer Tabelle. Danach folgt ein durchgerechnetes Beispiel aus dem Kundenservice. Ein eigener Abschnitt ordnet ein, was das seit Juli 2026 geltende KI-MIG für Unternehmen in Deutschland bedeutet. Am Ende stehen konkrete nächste Schritte.

Die drei Wege unterscheiden sich darin, wer die Lösung baut und wer sie betreibt. Die folgende Übersicht legt die Begriffe fest, die dieser Beitrag durchgehend verwendet:

• Selbst bauen: Ihre eigenen Entwickler binden ein KI-Modell über eine Programmierschnittstelle (API) an Ihre Systeme an. Sie betreiben die Lösung danach auch selbst.
• Kaufen: Sie nutzen eine KI-Funktion, die ein Softwareanbieter in sein Produkt eingebaut hat. Meist ist das ein SaaS-Tool, also Software, die Sie im Abonnement über den Browser nutzen.
• Mit Partner umsetzen: Ein externer Dienstleister baut die Lösung auf Ihren Systemen. Vertraglich regeln Sie, wem Code und Konfiguration gehören und wer den Betrieb übernimmt.

Die Wege schließen sich nicht aus. Viele Unternehmen kaufen für einfache Aufgaben eine fertige Funktion und bauen für den Kernprozess eine eigene Anbindung. Wichtig ist nur, dass für jede KI-Anwendung klar ist, welcher Weg gilt.

Die Frage nach dem Weg stellt sich pro Prozess, nicht pro Unternehmen. Ein Textvorschlag für E-Mails stellt andere Anforderungen als eine KI, die selbst Tickets anlegt und Aufträge zuweist. Wer beides mit derselben Entscheidung abdecken will, zahlt bei einfachen Aufgaben zu viel. Bei anspruchsvollen Aufgaben bekommt er zu wenig.

Die Wahl des Modells ist eine Einstellung, die Sie später ändern können, keine Grundsatzentscheidung. Laut Anthropic unterstützen alle aktuellen Claude-Modelle Text- und Bildeingabe, Textausgabe, Mehrsprachigkeit, Bilderkennung und Werkzeugnutzung. Werkzeugnutzung bedeutet, dass das Modell festgelegte Funktionen in anderen Systemen aufrufen kann, etwa eine Kundensuche.

Die Modelle unterscheiden sich vor allem in Tempo, Kontextfenster und Preis. Die Modellübersicht von Anthropic nennt diese Preise pro Million Token für Eingabe und Ausgabe:

• Claude Fable 5.1: 10 und 50 US-Dollar, für anspruchsvolles Schlussfolgern und lange, mehrstufige Agentenaufgaben.
• Claude Opus 5.5: 4 und 20 US-Dollar, für lang laufende Programmier- und Wissensarbeit.
• Claude Sonnet 5.5: 2 und 10 US-Dollar.
• Claude Haiku 4.5: 1 und 5 US-Dollar, laut Anthropic das schnellste Modell.

Fable 5.1, Opus 5.5 und Sonnet 5.5 verarbeiten bis zu eine Million Token Kontext, Haiku 4.5 bis zu 200.000. Wer unsicher ist, soll nach Anthropics Empfehlung mit Claude Opus 5.5 beginnen. Über die Models API, eine Abfrageschnittstelle für Modelldaten, lassen sich Token-Grenzen und Fähigkeiten jedes verfügbaren Modells sogar automatisch auslesen.

Für Ihre Entscheidung folgt daraus: Ein Modellwechsel kostet einen Test, keinen Neubau. Neu bauen müssen Sie dagegen, wenn die Anbindung an Ihre Kundendaten falsch geplant war.

Integrationstiefe ist das Maß, in dem eine KI-Lösung Daten aus Ihren Systemen liest, dort selbst Datensätze schreibt und Abläufe auslöst. Je höher sie ist, desto weniger passt eine fertige Funktion von der Stange. Drei Stufen helfen bei der Einordnung.

Stufe 1: Die KI arbeitet neben Ihren Systemen

Mitarbeitende kopieren Text in ein Chatfenster und übernehmen das Ergebnis von Hand. Hier reicht Kaufen fast immer. Der Aufwand liegt bei Schulung und klaren Regeln, was eingegeben werden darf.

Stufe 2: Die KI liest Daten aus Ihren Systemen

Die KI fasst etwa die Kundenhistorie aus Zoho CRM zusammen, bevor ein Vertriebsgespräch beginnt. Bietet Ihr Softwareanbieter diese Funktion an, genügt oft der Kauf. Fehlt sie, brauchen Sie eine Anbindung mit sauber begrenzten Leserechten.

Stufe 3: Die KI schreibt und löst Abläufe aus

Die KI legt selbst Tickets in Zoho Desk an, setzt Statuswerte und weist Anfragen einem Team zu. Ab dieser Stufe brauchen Sie Rechte pro Feld, Freigaben für heikle Schritte und Protokolle jeder Aktion. Eine KI, die so selbstständig handelt, nennt man KI-Agent. Wie solche Agenten aufgebaut sind und wie Sie sie kontrollieren, erklärt der Beitrag Was sind KI-Agenten?.

Stufe 3 ist der Bereich, in dem eigenes Team oder Partner fast immer nötig werden. Ihre Felder, Statuswerte und Zuständigkeiten kennt kein Standardprodukt.

Jede KI-Lösung braucht nach dem Start einen festen Verantwortlichen, weil sich Modelle und Systeme laufend ändern. Anthropic nennt für jedes Modell ein frühestes Abschaltdatum. Vor diesen Terminen wird das jeweilige Modell nicht abgeschaltet:

• Claude Haiku 4.5: 15. Oktober 2026
• Claude Fable 5.1: 1. September 2027
• Claude Opus 5.5: 22. September 2027
• Claude Sonnet 5.5: 28. September 2027

Auch der Wissensstand der Modelle unterscheidet sich. Fable 5.1, Opus 5.5 und Sonnet 5.5 haben einen verlässlichen Wissensstand bis Juni 2026, Haiku 4.5 bis Februar 2025. Neue Versionen verändern zudem den Preis: Opus 5.5 kostet nach Angaben im Anthropic-Newsroom 40 Prozent weniger im Betrieb als Opus 5.

Jemand muss also neue Versionen testen und den Wechsel freigeben. Dazu kommen Änderungen auf Ihrer Seite, etwa neue Felder im CRM oder eine geänderte Teamstruktur im Helpdesk. Je nach Weg sieht die Zuständigkeit so aus:

• Kaufen: Der Anbieter wechselt das Modell, Sie bestimmen aber weder Zeitpunkt noch Version.
• Selbst bauen: Ihr Team trägt jeden Wechsel und braucht dafür feste Kapazität, auch Jahre nach dem Start.
• Partner: Der Betrieb gehört in einen Vertrag mit Reaktionszeiten, sonst endet die Zuständigkeit mit der Abnahme.

Die drei Wege verteilen Kosten, Eigentum und Ausstiegsrisiko unterschiedlich. Die folgende Tabelle fasst die Unterschiede für die typische Ausgangslage eines mittelständischen Unternehmens zusammen.

Beim Ausstieg hilft eine technische Tatsache. Die Claude-Modelle sind laut Anthropic nicht nur über die Claude API verfügbar, sondern auch über Amazon Bedrock, Google Cloud, Microsoft Foundry und Claude Platform on AWS. Eine eigene oder vom Partner gebaute Lösung kann also den Bezugsweg wechseln, ohne die Anbindung neu zu schreiben.

Mit einem Partner sollten Sie drei Dinge schriftlich festhalten. Der Code liegt in Ihrem Repository, die Anweisungstexte (Prompts) sind dokumentiert, und alle Zugangsdaten laufen auf Ihre Konten.

Ein durchgerechnetes Beispiel zeigt, warum die Modellkosten selten den Ausschlag geben. Angenommen, Ihr Kundenservice erhält E-Mails mit Screenshots von Fehlermeldungen. Die KI soll Text und Bild lesen, eine Kategorie vorschlagen und daraus ein Ticket für das richtige Team in Zoho Desk anlegen. Das entspricht Stufe 3 der Integrationstiefe.

Technische Eckdaten aus der Anthropic-Dokumentation

Die Dokumentation zur Bilderkennung legt die Rahmenbedingungen fest:

• Claude verarbeitet JPEG, PNG, GIF und WebP, bei Animationen nur das erste Bild.
• Ein Bild darf über die Claude API direkt bis zu 10 MB groß sein, über Amazon Bedrock und Google Cloud bis zu 5 MB, jeweils base64-kodiert.
• Die Höchstmaße liegen bei 8000 mal 8000 Pixel.
• Claude liest keine Metadaten aus Bildern, etwa Aufnahmedatum oder Gerät.

Der letzte Punkt hat praktische Folgen. Angaben zu Gerät und Zeitpunkt müssen aus der E-Mail oder dem Kundendatensatz kommen, nicht aus dem Bild.

Was die Bilder kosten und wo der eigentliche Aufwand liegt

Ein Bild mit 1000 mal 1000 Pixeln kostet auf Claude Haiku 4.5 laut Anthropic etwa 1,30 US-Dollar pro tausend Bilder. Tausend Screenshots verursachen also Bildkosten in der Größenordnung eines Kaffees. Der Aufwand liegt woanders: Kategorien müssen auf Abteilungen in Zoho Desk abgebildet werden, unklare Fälle brauchen eine Übergabe an Menschen, und jede Schreibaktion braucht Rechte und Protokoll.

Wer Haiku 4.5 wählt, muss zudem den Wechsel einplanen, da das Modell schon ab dem 15. Oktober 2026 abgeschaltet werden kann. Der Umstieg auf Claude Sonnet 5.5 verdoppelt den Eingabepreis, bleibt bei diesem Volumen aber gering. Die Kernfrage des Beispiels lautet deshalb: Wer pflegt die Zuordnungsregeln, wenn sich Ihre Teams ändern?

Das KI-MIG ist das deutsche Gesetz zur Durchführung der europäischen KI-Verordnung (EU) 2024/1689. Es wurde am 22. Juli 2026 ausgefertigt, im BGBl. 2026 I Nr. 223 veröffentlicht und ist am 29. Juli 2026 in Kraft getreten.

Zuständige Marktüberwachungsbehörde ist grundsätzlich die Bundesnetzagentur. Für KI-Systeme, die direkt mit regulierter Finanztätigkeit zusammenhängen, ist es bei beaufsichtigten Unternehmen die BaFin.

Die Bundesnetzagentur ist zugleich zentrale Anlaufstelle und zentrale Beschwerdestelle. Nach dem Gesetzestext des KI-MIG stellt sie Informationen und Anleitungen bereit, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups. Sie betreibt außerdem mindestens ein KI-Reallabor, in dem neue Technik unter realistischen Bedingungen erprobt wird. Für einzelne Pflichten, etwa Auskunfts- und Informationspflichten, sieht § 15 KI-MIG Geldbußen bis zu 50.000 Euro vor. Für die meisten Verstöße gegen die KI-Verordnung selbst gelten dagegen die deutlich höheren Geldbußen nach Artikel 99 der Verordnung, die sich auch am weltweiten Jahresumsatz bemessen.

Für den Datenschutz sind bei Privatunternehmen meist die Landesbehörden zuständig, mit einigen Ausnahmen. Die Datenschutzkonferenz hat dazu mehrere Orientierungshilfen zu KI veröffentlicht. Dazu zählen eine Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz vom 6. Mai 2024 und eine zu technischen und organisatorischen Maßnahmen bei Entwicklung und Betrieb von KI-Systemen vom Juni 2025. Im Oktober 2025 folgte eine zu generativen Systemen mit RAG-Methode, also mit Abruf aus eigenen Dokumenten.

Für die Wahl des Weges heißt das: Wer selbst baut, setzt diese Maßnahmen selbst um und dokumentiert sie. Wer kauft oder mit einem Partner arbeitet, bleibt als Verantwortlicher trotzdem zuständig und muss prüfen, ob Anbieter oder Partner ausreichende Garantien bieten. Die BfDI hält in einer Meldung zur Roadmap für KI in Medizinprodukten fest, dass kleinen und mittleren Unternehmen häufig Mittel und Personal für umfassende Compliance-Aufgaben fehlen. Einen Überblick zu Ihren Pflichten gibt die Seite KI-Recht für Unternehmen in Deutschland.

Die meisten Fehlentscheidungen entstehen, weil die Frage nach Integration und Betrieb zu spät gestellt wird. Vier Muster tauchen immer wieder auf:

• Das Modell zuerst wählen: Die Diskussion dreht sich um Versionen, obwohl die Anbindung an CRM und Helpdesk noch ungeklärt ist.
• Pilot ohne echte Daten: Die KI überzeugt mit Beispieltexten, kennt aber Ihre Felder und Statuswerte nicht.
• Kein Verantwortlicher für den Betrieb: Nach dem Start fühlt sich niemand für Modellwechsel und neue Felder zuständig.
• Ausstieg nicht geregelt: Code, Prompts oder Zugänge liegen beim Anbieter oder Dienstleister statt bei Ihnen.

Das erste Muster lässt sich am einfachsten verhindern. Bei Svennis beginnen wir deshalb nicht mit der Modellwahl, sondern mit einer Liste der Felder, Statuswerte und Zuständigkeiten in CRM und Helpdesk, die die KI lesen und schreiben darf. Wo diese Liste fehlt, sehen wir Pilotprojekte, die im Chatfenster überzeugen und am ersten echten Ticket scheitern.

Ein Frühwarnzeichen für das dritte Muster ist eine Projektplanung, die mit der Abnahme endet. Steht im Plan kein Name für den Betrieb im zweiten Jahr, ist die Entscheidung für einen Weg noch nicht vollständig getroffen.

Die Entscheidung zwischen Bauen, Kaufen und Partner lässt sich in wenigen Arbeitsschritten vorbereiten. Gehen Sie für jeden Prozess, den Sie mit KI unterstützen wollen, so vor:

1. Schreiben Sie den Prozess in fünf bis zehn Schritten auf und nennen Sie die beteiligten Systeme, etwa Zoho CRM und Zoho Desk.
2. Ordnen Sie den Prozess einer der drei Stufender Integrationstiefe zu: neben dem System, lesend oder schreibend.
3. Benennen Sie eine Person, die den Betrieb im zweiten Jahr verantwortet, und prüfen Sie, ob sie dafür Zeit und Wissen hat.
4. Legen Sie fest, wo Code, Prompts und Zugangsdaten liegen sollen, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben.
5. Wählen Sie das Modell erst danach und planen Sie den ersten Wechsel anhand der Abschaltdaten gleich mit ein.

Wenn Sie unsicher sind, wo Ihr Unternehmen bei Daten, Prozessen und Zuständigkeiten steht, hilft der KI-Readiness-Check als erste Bestandsaufnahme. Er zeigt, welche Voraussetzungen fehlen, bevor Sie Geld in einen der drei Wege stecken.

Liegt Ihr Prozess auf Stufe 3 und fehlt ein eigenes Entwicklerteam, ist die Umsetzung mit Partner meist der realistische Weg. Wie eine solche Umsetzung im Mittelstand abläuft, beschreibt die Seite KI-Automatisierung für den Mittelstand.