Dosare de licitație pregătite cu Claude, de la caietul de sarcini la depunere

Dosare de licitație pregătite cu Claude înseamnă trei lucruri. Claude citește documentația și extrage fiecare cerință împreună cu pagina de unde vine. Apoi verifică dacă ai documentul care acoperă cerința respectivă. Omul confirmă lista, semnează și depune. Claude scurtează cititul și căutarea, dar răspunderea rămâne la tine.

Un dosar de licitație este setul de documente pe care îl depui într-o procedură de achiziție publică. Include documentele de calificare, oferta tehnică, oferta financiară și declarațiile cerute de autoritatea contractantă. Cele mai multe dosare se pierd pe detalii: un certificat expirat, o cerință ratată la pagina 140 sau o declarație lipsă.

Ghidul acesta urmează drumul complet. Pornește de la caietul de sarcini, trece prin lista de conformitate și ajunge la dosarul asamblat din documentele pe care le ai deja. Pe acestea le ții, de obicei, în Zoho WorkDrive și în Zoho CRM. Exemplul de lucru este o procedură reală din SEAP, cu cifrele ei.

Caietul de sarcini este documentul în care autoritatea contractantă descrie ce cumpără și cum trebuie livrat. Acolo găsești specificațiile tehnice, termenele și condițiile de recepție. Fișa de date a achiziției este documentul cu regulile procedurii. Ea conține criteriile de calificare, criteriul de atribuire și documentele cerute ofertanților.

Lista de conformitate este tabelul tău de lucru. Pe fiecare rând stă o cerință din documentație, pagina unde apare, documentul care o dovedește și omul care confirmă. Lista nu se depune nicăieri. Ea îți arată, dintr-o privire, ce e acoperit și ce lipsește.

Încă doi termeni apar în ghid:

• Indexarea documentelor este pregătirea unui document ca să poată fi citit de asistentul AI. Platforma Achizito o face o singură dată pe document și taxează operațiunea în credite.
• MCP (Model Context Protocol) este modul standard prin care Claude se conectează la o sursă externă de date, de exemplu la o platformă de licitații.

Claude lucrează bine cu toate aceste documente pentru că toate modelele actuale acceptă text și imagini la intrare și sunt multilingve, conform paginii de modele Anthropic. Asta contează când o parte din documentație vine scanată.

Procedura publicată în SEAP de Autoritatea pentru Digitalizarea României pentru cloudul guvernamental este un exemplu bun de exercițiu. Documentația e mare, iar cerințele sunt precise și numerice. Procedura s-a încheiat: anunțul de atribuire a fost publicat la 26 septembrie 2024. O folosim doar ca material de antrenament.

Datele de bază din anunțul de participare din SEAP sunt acestea. Procedura a fost licitație deschisă, cu valoare totală estimată de 418.741.074 RON. A avut două loturi, iar ofertanții puteau depune pentru unul sau pentru ambele. Termenul de depunere a fost 3 iunie 2024, ora 15:00.

Ofertele se puteau depune doar în limba română. Market Watch a scris că valoarea achiziției era de aproape 80 de milioane de euro.

Cerințele de calificare pe loturi

• Lot 1, soluții și produse TIC: cifră de afaceri medie anuală de minimum 100.000.000 lei fără TVA. Ofertantul trebuia să dovedească livrarea și operaționalizarea de platforme cloud on premise în UE, interconectate nativ cu un cloud de tip hyperscaler. Experiența similară cerea minimum 64 de servere hiperconvergente și minimum 24 de echipamente de comutare.
• Lot 2, componenta SaaS: cifră de afaceri medie anuală de minimum 44.000.000 lei fără TVA. Se cereau produse similare furnizate în ultimii 3 ani, în maximum 3 contracte, cu valoare cumulată de minimum 22.000.000 lei fără TVA.

Fiecare dintre aceste rânduri devine o linie în lista de conformitate. Fiecare cere și un document concret ca dovadă.

Extragerea cerințelor merge cel mai bine când îi ceri lui Claude un format fix. Fiecare cerință trebuie să aibă textul exact, pagina și documentul sursă. Fără pagină nu poți verifica nimic, iar o cerință pe care nu o poți verifica nu are ce căuta în listă.

Un prompt de lucru poate arăta așa. Îl lipești în conversație după ce încarci documentația:

Citește fișa de date și caietul de sarcini atașate. Pentru fiecare cerință de calificare și pentru fiecare cerință tehnică obligatorie, scrie un rând de tabel cu: textul exact al cerinței, documentul, pagina, lotul și tipul dovezii cerute. Nu rezuma și nu interpreta. Dacă o cerință e ambiguă, marchează-o „de clarificat” și nu ghici.

Regula „nu ghici” contează mai mult decât pare. Modelele actuale au un knowledge cutoff, adică data până la care cunosc informațiile, în iunie 2026. Claude nu știe ce a schimbat autoritatea printr-o clarificare publicată ieri. Singura sursă de adevăr rămâne documentația încărcată.

Dacă folosești Claude des pentru licitații, merită să pui aceste reguli într-un Project, ca să nu le rescrii de fiecare dată. Ghidul despre instrucțiunile de sistem pentru asistentul Claude arată cum le formulezi ca să fie respectate constant.

Lista de conformitate leagă fiecare cerință de un document și de un om. Tabelul de mai jos pornește de la cerințele pentru Lotul 2 din exemplul SEAP. Coloana cu documentele este o propunere de lucru. Ce anume acceptă autoritatea ca dovadă citești, de fiecare dată, în fișa de date.

Cerință din anunț	Document propus ca dovadă	Unde îl găsești	Cine confirmă
Cifră de afaceri medie anuală minimum 44.000.000 lei fără TVA	Situațiile financiare pe anii ceruți	Folderul financiar din Zoho WorkDrive	Directorul financiar
Produse similare în ultimii 3 ani, maximum 3 contracte	Contractele și documentele de recepție	Fișele de client și deal-urile câștigate din Zoho CRM	Managerul de proiect
Valoare cumulată minimum 22.000.000 lei fără TVA	Calculul pe contractele alese, cu valorile fără TVA	Valorile contractelor din Zoho CRM	Directorul financiar
Oferta depusă doar în limba română	Toate documentele în română sau traduse	Dosarul de lucru al licitației	Coordonatorul dosarului
Termen de depunere 3 iunie 2024, ora 15:00	Calendarul intern cu marjă de siguranță	Task-ul licitației din CRM	Coordonatorul dosarului

Claude poate completa primele două coloane din documentație. Ultimele două le hotărăști tu. Un rând fără nume de om în coloana „Cine confirmă” nu este închis, oricât de complet ar părea.

Documentele din Zoho acoperă de obicei cea mai mare parte a cerințelor de calificare, fiindcă acolo ții deja contractele, recepțiile și situațiile financiare. Munca grea nu e să produci documente noi. Munca grea e să le găsești pe cele potrivite și să verifici că sunt valabile.

Fluxul poate fi organizat așa:

1. Exporți din Zoho CRM lista deal-urilor câștigate pe ultimii 3 ani, cu valoarea fără TVA și tipul de produs.
2. Îi dai lui Claude lista și cerința de experiență similară. Îi ceri să propună cel mult 3 contracte care împreună trec pragul cerut.
3. Descarci din WorkDrive contractele propuse și documentele lor de recepție.
4. Îi ceri lui Claude să compare fiecare contract cu textul cerinței și să semnaleze orice nepotrivire de obiect, perioadă sau valoare.

Pasul 4 prinde greșelile clasice. Un contract poate fi semnat în perioadă, dar recepționat în afara ei. Altul poate avea o valoare cu TVA trecută drept valoare fără TVA. Dacă ai deja un flux pentru facturi și contracte procesate cu Claude, datele de care ai nevoie aici sunt probabil deja structurate. Pentru licitații repetate, o bază de cunoștințe pentru Claude cu certificatele, CV-urile și referințele firmei scurtează mult căutarea.

Claude Docs poate fi folosit pentru redactarea părților narative ale dosarului, de exemplu propunerea tehnică. Claude Docs este spațiul de lucru pentru documente din Claude, în care tu și Claude redactați, editați, comentați și exportați documente. A fost lansat în beta pe 16 septembrie 2026. Este disponibil pe planurile Pro, Max, Team și Enterprise, nu și pe planul gratuit, conform prezentării Anima.

Un document nou pornește tastând /docs, din meniul Ieșire sau dintr-un șablon din galeria Artefacte. Exportul merge în patru formate: Word, PDF, Markdown și Google Docs. Claude lucrează cu permisiunile persoanei care i-a cerut modificarea. Fiecare modificare apare atribuită fie persoanei, fie lui Claude.

Limitele care contează pentru un dosar de licitație

• Nu există încă istoric de versiuni. Salvează exporturi intermediare în WorkDrive.
• Documentele Team și Enterprise nu pot fi partajate încă în afara organizației. Un asociat dintr-o asociere nu le poate vedea direct.
• Diagramele sunt instantanee și nu se actualizează când se schimbă sursa.
• Claude Docs nu e disponibil pentru configurațiile CMEK, ZDR și HIPAA.

Dacă preferi ca Claude să lucreze direct cu fișierele din calculator, ghidul despre Claude Cowork în firmă descrie varianta asta.

Trei platforme românești pot aduce documentația de licitație direct în Claude, fără descărcări manuale. Ele rezolvă partea de căutare și citire. Partea de dosar o faci tot tu, cu documentele firmei.

DataDriven caută în SEAP și în feed-ul european TED după domeniu, cuvinte-cheie, autoritate sau cod CPV. Transformă scanările în text căutabil. Extrage cerințele structurat, cu trimitere la pagina din document. Conectarea propriului asistent, inclusiv Claude, e inclusă în planul PREMIUM, de 290 RON pe lună. Planurile plătite pornesc de la 70 RON pe lună, iar prețurile sunt fără TVA.

Achizito se conectează adăugând în Claude adresa https://app.achizito.ro/ai. Pe baza numărului anunțului, asistentul listează documentele publice ale procedurii și documentele private încărcate de echipa ta. Indexarea consumă credite și se face doar după confirmarea ta. Conexiunea expiră o dată la 7 zile, din motive de securitate.

SICAP.ai este un motor de căutare pentru datele de achiziții de pe e-licitatie.ro. Utilizatorii autentificați îl pot interoga din Claude printr-un server MCP cu șase instrumente read-only, adică instrumente care doar citesc date. E util pentru a vedea contracte și autorități anterioare.

Pentru documentații lungi, Anthropic recomandă să pornești cu Claude Opus 5.5 când nu știi ce model să alegi. Toate modelele actuale au o fereastră de context de 1M tokeni, adică volumul de text pe care îl pot citi într-o singură cerere. Un token este o bucată de cuvânt. O fișă de date și un caiet de sarcini încap de regulă împreună, fără să le tai în bucăți.

Prețurile prin API, pe milion de tokeni, conform paginii de modele Anthropic:

• Claude Opus 5.5: 4 USD intrare, 20 USD ieșire. Alegerea de bază pentru citirea completă a documentației.
• Claude Sonnet 5.5: 2 USD intrare, 10 USD ieșire. Suficient pentru redactare și verificări punctuale.
• Claude Haiku 5.5: de la 0,10 USD intrare și de la 0,50 USD ieșire. Gândit pentru sarcini de volum precum clasificarea și extragerea, de exemplu sortarea a zeci de anunțuri după relevanță.
• Claude Fable 5.1: 10 USD intrare, 50 USD ieșire. Recomandat pentru raționament dificil, când Opus 5.5 nu ajunge.

Dacă lucrezi din aplicația Claude, nu plătești pe token, ci abonamentul. Tokenii contează când automatizezi fluxul, de exemplu când un script trimite automat fiecare anunț nou la analiză.

Pentru o firmă din România, licitațiile publice trec prin SEAP, iar regulile din fiecare anunț sunt stricte. În exemplul cloudului guvernamental, ofertele se puteau depune doar în română. Claude poate redacta și verifica texte în română, dar un document sursă în engleză, de exemplu o fișă tehnică de produs, trebuie tradus. Traducerea trebuie verificată de un om care cunoaște produsul.

Termenele sunt fixe. Anunțul din exemplu dădea o oră exactă de depunere, 15:00, pentru toate loturile. Tot el preciza că o contestație poate fi depusă în termen de 10 zile, la CNSC sau la instanță. Dacă Claude semnalează o cerință neclară sau restrictivă, ai puțin timp să ceri clarificări sau să contești.

Piața nu înseamnă doar proceduri mari. Licitatia.ro afișa 10.000 de licitații în categoria IT&C. Multe au valori mici, de exemplu un pachet IT în Galați, cu valoare estimată de 12.056 RON, sau mentenanța camerelor video în Buzău, la 5.032 RON. La astfel de sume, timpul de pregătire a dosarului decide dacă merită să participi. Aici Claude schimbă cel mai mult calculul.

Verificarea finală înainte de depunere o face un om, cu lista de conformitate deschisă lângă documentația originală. Claude poate rata o cerință, poate citi greșit un tabel scanat sau poate confunda loturile. Nimeni din comisia de evaluare nu va accepta „așa a zis AI-ul” ca explicație.

Controlul poate urma această ordine:

1. Deschizi pagina citată pentru fiecare cerință și compari textul cu rândul din listă.
2. Cauți în documentație cuvinte precum „obligatoriu”, „sub sancțiunea respingerii” și „minimum”. Verifici că fiecare apariție are un rând în listă.
3. Verifici datele de valabilitate ale certificatelor și ale documentelor emise de instituții.
4. Refaci manual calculele de prag, de exemplu suma celor 3 contracte din experiența similară.
5. Verifici că fiecare document din dosar corespunde lotului pentru care depui.

La Svennis, când configurăm un astfel de flux, cerem ca fiecare cerință extrasă să aibă pagina citată și nu închidem niciun rând fără un document atașat și un nume de om lângă el. Greșelile pe care le vedem apar aproape mereu acolo unde cineva a acceptat rezumatul lui Claude fără să deschidă pagina.

Primul dosar de licitație pregătit cu Claude merită făcut pe o procedură încheiată, ca exercițiu, înainte de una reală. Așa vezi ce prinde Claude și ce scapă, fără presiunea termenului.

1. Alege o procedură încheiată din domeniul tău, de pe SEAP sau dintr-o platformă de monitorizare.
2. Încarcă fișa de date și caietul de sarcini în Claude, cu promptul de extragere din acest ghid.
3. Construiește lista de conformitate cu cele patru coloane: cerință, document, loc în Zoho, responsabil.
4. Caută în Zoho CRM și în WorkDrive documentele pentru fiecare rând. Notează ce lipsește.
5. Pune un coleg să verifice lista rând cu rând, cu documentația deschisă.

Ce lipsește la pasul 4 îți arată ce trebuie să organizezi în Zoho înainte de următoarea licitație reală. Dacă licitațiile tale implică și oferte de la subcontractori sau furnizori, ghidul despre oferte de la furnizori comparate cu Claude acoperă partea de prețuri. Pasul cu cel mai mare efect pe termen lung rămâne însă baza de cunoștințe pentru Claude, cu certificatele, referințele și CV-urile firmei, gata de folosit la fiecare dosar.