Ausschreibungen und Lastenhefte mit Claude prüfen: Anforderungen vollständig erfassen

Ausschreibungen und Lastenhefte mit Claude prüfen bedeutet: Claude liest die Vergabeunterlagen vollständig und zieht Muss-Anforderungen, Fristen und Widersprüche heraus. Das Ergebnis ist eine prüfbare Anforderungsliste. Die Entscheidung über das Angebot trifft weiterhin ein Mensch. Diese Person prüft jede Fundstelle im Originaldokument nach.

Eine prüfbare Anforderungsliste ist eine Tabelle, in der jede Anforderung, jede Frist und jeder Widerspruch eine eigene Zeile erhält. Zu jeder Zeile gehört die Fundstelle, also Dokument und Seite. So kann die prüfende Person jede Aussage von Claude gezielt im Original nachschlagen, statt dem Modell zu glauben.

Der Bedarf ist konkret. Leistungsbeschreibungen im öffentlichen IT-Bereich umfassen laut Tendit regelmäßig 40 bis 100 Seiten. Gleichzeitig sind dort Fristen von 10 bis 14 Tagen nicht selten. In dieser Zeit muss Ihr Team lesen, entscheiden, Rückfragen stellen und das Angebot schreiben.

Die Arbeitsteilung ist deshalb klar. Claude übernimmt das vollständige Lesen und das Sortieren nach Typ. Ihr Team übernimmt das Prüfen, das Bewerten und die Entscheidung, ob Sie anbieten. Das Ergebnis halten Sie danach in Zoho CRM fest, damit Fristen, Rückfragen und Entscheidung beim Vorgang stehen und das nächste Angebot darauf aufbauen kann.

Ein Lastenheft ist die Beschreibung aus Sicht des Auftraggebers, was eine Lösung leisten muss. Es sagt, was gefordert ist, nicht wie der Anbieter es umsetzt. In öffentlichen Ausschreibungen heißt das entsprechende Dokument meist Leistungsbeschreibung. Dazu kommen Anlagen wie Bewertungsmatrix, Vertragsentwurf und Formblätter.

In der Industrie und im internationalen Geschäft begegnen Ihnen zwei weitere Begriffe. Ein RFP (Request for Proposal) ist die Aufforderung, ein Lösungsangebot einzureichen. Ein RFQ (Request for Quotation) ist eine Preisanfrage zu einer bereits beschriebenen Leistung. Laut elunic sind Lastenhefte, RFPs und RFQs die Grundlage für erfolgreiche Angebote.

Für die Prüfung mit Claude brauchen Sie vier weitere Begriffe:

• Muss-Anforderung: eine Anforderung, die der Auftraggeber zwingend verlangt; ein Angebot, das sie nicht erfüllt, wird in öffentlichen Vergaben in der Regel ausgeschlossen.
• Fundstelle: die Angabe von Dokument und Seite in den Vergabeunterlagen, die Sie für Bieterfragen und das Angebot brauchen.
• Widerspruch: zwei Stellen in den Unterlagen, die Unvereinbares verlangen, etwa zwei verschiedene Termine für dieselbe Leistung.
• Lücke: eine Angabe, die für ein belastbares Angebot fehlt, etwa ein Mengenwert oder eine Norm.

Lücken sind kein Randthema. Elunic nennt fehlende oder ungenaue Angaben in der Anforderungsspezifikation ausdrücklich als Quelle von Risiken. Solche Lücken führen laut elunic oft zu Verzögerungen oder Mehrkosten, wenn sie erst nach dem Zuschlag auffallen.

Claude sortiert jede Fundstelle in Vergabeunterlagen einem von sechs Typen zu. Für jeden Typ gibt es eine klare Grenze zwischen dem, was Claude erkennt, und dem, was Ihr Team entscheidet. Die folgende Tabelle dient als Prüfraster für jede Anforderungsliste.

Typ	Woran Claude ihn erkennt	Was der Mensch entscheidet
Muss-Anforderung	Formulierungen wie „muss“, „ist nachzuweisen“, „zwingend“	Ob Sie die Anforderung erfüllen und belegen können
Kann-Anforderung	„soll“, „wünschenswert“, optionale Leistungen	Ob sich die Zusatzleistung für Sie lohnt
Frist	Termine für Bieterfragen, Abgabe und Leistungsbeginn	Ob der Termin im Original stimmt und im Kalender steht
Zuschlagskriterium	Gewichtungen, Bewertungsmatrix, Punkteschema	Wo Ihr Angebot Punkte holen kann
Widerspruch	Zwei Stellen mit unvereinbaren Vorgaben	Welche Stelle per Bieterfrage zu klären ist
Lücke	Fehlende Werte, nicht genannte Normen, offene Mengen	Ob eine Rückfrage nötig ist oder eine Annahme reicht

Claude kann auch Tabellen und Abbildungen in den Unterlagen auswerten. Laut Anthropic verarbeiten alle aktuellen Claude-Modelle Text und Bilder als Eingabe und arbeiten mehrsprachig. Das hilft bei Bewertungsmatrizen, die als Bild eingebettet sind, und bei Anlagen auf Englisch.

Die rechte Spalte bleibt bei Ihnen. Claude kann eine Muss-Anforderung finden. Ob Ihr Unternehmen sie erfüllt, weiß nur Ihr Team.

Eine Anforderungsliste ohne Fundstellen ist für eine Angebotsentscheidung wertlos. Niemand kann dann prüfen, ob Claude eine Anforderung richtig wiedergegeben, verkürzt oder übersehen hat. Deshalb verlangt die Anweisung an Claude zu jeder Zeile Dokument und Seite.

Allgemeine Assistenten bringen keine eigene Vergabelogik mit. TenderRender beschreibt in seinem Vergleich von ChatGPT, Claude und Copilot für Ausschreibungen, dass Sie Zuschlagskriterien, Fundstellen und Fristen selbst in den Prompt schreiben und das Ergebnis selbst nachprüfen. Die Verantwortung für Inhalt und Abgabe eines Angebots bleibt beim Menschen. TenderRender stellt selbst ein Ausschreibungswerkzeug her, der Vergleich ist also kein unabhängiger Test.

Anthropic empfiehlt Ähnliches für juristische Dokumente. Der Leitfaden zur Zusammenfassung juristischer Dokumente rät zu Hinweisen, dass Zusammenfassungen KI-generiert sind und von Fachleuten geprüft werden sollten. Er hält außerdem fest, dass für die Bewertung von Zusammenfassungen oft eindeutige, objektive Metriken fehlen.

In der Praxis heißt das: Der Status jeder Zeile ist zunächst „ungeprüft“. Bei Svennis richten wir die Anweisung so ein, dass Claude zu jeder Zeile Dokument und Seite nennt und eine Anforderung ohne Fundstelle ausdrücklich als solche markiert. Erst wenn die prüfende Person die Stelle im Original gelesen hat, setzt sie den Status auf „geprüft“.

Ein IT-Dienstleister erhält eine öffentliche Leistungsbeschreibung mit Anlagen und knapper Abgabefrist. Die Vertriebsleiterin will in einem Tag wissen, ob sich ein Angebot lohnt. So läuft die Prüfung in Claude Team ab:

1. Projekt anlegen. In Claude Team legt sie ein Projekt (Projects) für diese Ausschreibung an. Laut Anthropic lassen sich in Claude-Projekten Dokumente und Kontext als Wissensbasis hinterlegen. Sie lädt Leistungsbeschreibung, Bewertungsmatrix und Vertragsentwurf hoch.
2. Anweisung hinterlegen. Sie speichert die unten gezeigte Anweisung im Projekt, damit jede Prüfung gleich aufgebaut ist.
3. Modell wählen. Für die eigentliche Prüfung nutzt sie Claude Opus 5.5. Anthropic nennt dieses Modell eine ausgezeichnete Wahl, wenn hohe Genauigkeit gefragt ist.
4. Dokument für Dokument auswerten. In bezahlten Tarifen schaltet Claude bei großen Inhalten laut TenderRender einen RAG-Modus zu, ruft also passende Abschnitte ab, statt alles zugleich zu lesen. Deshalb lässt sie die Liste je Dokument erstellen.
5. Fundstellen prüfen. Ein Kollege aus der Technik prüft jede Muss-Anforderung im Original und setzt den Status.
6. Entscheiden und festhalten. Die Vertriebsleiterin entscheidet über das Angebot und hält Liste und Fristen beim Vorgang im CRM fest.

Die Anweisung im Projekt lautet:

Prüfen Sie die Vergabeunterlagen in diesem Projekt. Erstellen Sie eine Tabelle mit den Spalten Nr., Typ, Wortlaut, Fundstelle (Dokument, Seite), Unklarheit. Typ ist Muss-Anforderung, Kann-Anforderung, Frist, Zuschlagskriterium, Widerspruch oder Lücke. Übernehmen Sie den Wortlaut wörtlich. Können Sie keine Fundstelle angeben, schreiben Sie „keine Fundstelle“. Bewerten Sie nicht, ob wir anbieten sollen.

Der letzte Satz ist wichtig. Er hält Claude beim Erfassen und überlässt die Entscheidung Ihrem Team.

Lange Vergabeunterlagen passen in aller Regel vollständig in den Arbeitsspeicher von Claude. Laut Anthropic haben alle aktuellen Modelle ein Kontextfenster von 1 Million Token und eine maximale Ausgabe von 128.000 Token. Ein Token ist die Texteinheit, mit der das Modell rechnet. Im Beispielvertrag des Anthropic-Leitfadens entsprach ein Token etwa 2,8 Zeichen.

Für sehr umfangreiche Unterlagen beschreibt Anthropic die Meta-Zusammenfassung. Meta-Zusammenfassung ist eine Methode, bei der Claude ein Dokument in Abschnitte zerlegt, jeden Abschnitt einzeln auswertet und die Ergebnisse danach zusammenführt. Laut Leitfaden erfasst diese Technik oft wichtige Details, die bei einer einzigen Zusammenfassung übersehen wurden. Für Anforderungslisten heißt das: Lassen Sie jedes Kapitel getrennt auswerten und die Teillisten erst am Ende zusammenführen.

Die Modellwahl richtet sich nach Genauigkeit und Menge:

• Claude Opus 5.5 für die Prüfung einer einzelnen Ausschreibung, bei der jede Muss-Anforderung zählt.
• Claude Haiku 5.5 für große Mengen, etwa das Vorsortieren vieler Bekanntmachungen; Anthropic nennt es für Klassifizierung, Extraktion und Weiterleitung.

Der Kostenunterschied ist deutlich. Im Rechenbeispiel des Leitfadens kostet die Zusammenfassung von 1.000 Untermietverträgen über die API mit Claude Opus 5.5 rund 556 USD, mit Claude Haiku 5.5 rund 61,75 USD. Bei langen Dokumenten kann Claude laut Leitfaden bis zu einer Minute für ein Ergebnis brauchen.

Bieterfragen sind Fragen, die Sie während der Angebotsfrist an die ausschreibende Stelle richten, um Unklarheiten in den Unterlagen zu klären. Die Zeilen vom Typ Widerspruch und Lücke aus der Anforderungsliste sind ihr Rohmaterial. Claude kann daraus Entwürfe formulieren, die jeweils die Fundstelle nennen.

Die Lücken sind häufig absehbar. Genow beschreibt, dass Kunden in Anfragen ihren Bedarf schildern, nicht ihre Konfiguration. Werte fehlen, Normen sind nicht genannt. Elunic nennt als eine Aufgabe seines Agenten ausdrücklich, bei unklaren Spezifikationen klare und präzise Rückfragen für Kunden zu formulieren.

Eine gute Bieterfrage aus der Anforderungsliste hat drei Teile:

1. die Fundstelle mit Dokument und Seite,
2. den Wortlaut oder die beiden widersprüchlichen Stellen,
3. die konkrete Frage, auf die eine eindeutige Antwort möglich ist.

Claude schreibt den Entwurf, Ihr Team entscheidet, welche Fragen gestellt werden. Nicht jede Lücke verdient eine Bieterfrage. In privaten Anfragen lösen Sie manche Lücken durch eine klar benannte Annahme im Angebot.

In öffentlichen Vergaben ist das riskant, denn Ergänzungen an den Vergabeunterlagen führen zum Ausschluss; klären Sie Lücken dort per Bieterfrage. Die Abwägung, welche Lücke eine Frage wert ist, hängt von Ihrer Erfahrung mit dem Auftraggeber ab, und die hat Claude nicht.

Halten Sie gestellte Fragen und eingegangene Antworten in derselben Liste fest. So sieht jeder im Team, welcher Widerspruch geklärt ist und welche Annahme noch im Angebot stehen muss.

Die geprüfte Anforderungsliste gehört zum Vorgang im Zoho CRM, nicht in einen Chatverlauf. Dort stehen dann Abgabefrist, Frist für Bieterfragen, Entscheidung und Begründung bei der Verkaufschance, die Ihr Vertrieb ohnehin führt. Wer die Ausschreibung später öffnet, sieht ohne Suchen, was gefordert war und warum Sie angeboten haben oder nicht.

Der Wert zeigt sich beim nächsten Angebot. Laut Genow stehen 70 bis 80 % der Antworten auf ein Lastenheft bereits in früheren Angeboten. Vertrieb und Anwendungstechnik suchen sie trotzdem oft tagelang zusammen. Geprüfte Listen im CRM machen diese früheren Antworten auffindbar.

Wie Claude aus geprüften Listen einen Entwurf baut, zeigt der Beitrag Angebote mit Claude erstellen. Für Fragebögen und die eigentlichen Antworttexte gibt es den Beitrag Ausschreibungen und Fragebögen mit Claude beantworten.

Damit Claude in das CRM schreiben kann, braucht es eine Verbindung. Svennis baut dafür je Verbindung einen connector, einen MCP server, ein plugin oder einen skill, zeigt die Möglichkeiten mit ihren Kosten, und Sie wählen. Schreibrechte vergeben Sie eng: Claude legt die Liste an, die Entscheidung trägt ein Mensch ein.

Diese Grenze deckt sich mit der Darstellung von Genow, nach der Preisentscheidung, Konditionen und Kundenbeziehung beim Vertrieb bleiben.

Für Unternehmen in Deutschland beginnt die Arbeit vor der Prüfung, beim Finden der Ausschreibung. Laut Tendit gibt es über 100 deutsche Vergabeplattformen, darunter 16 Landesportale. Nicht alle bieten Schnittstellen oder RSS-Feeds, viele Landesportale erfordern manuelle Suche. TED (Tenders Electronic Daily), die europäische Vergabeplattform, bietet eine Schnittstelle, über die Sie neue Ausschreibungen nach CPV-Codes oder Regionen abonnieren können. Automatisches Auslesen von Portalen kann laut Tendit gegen deren Nutzungsbedingungen verstoßen.

Die Fristen sind oft knapp. Fristen von 10 bis 14 Tagen sind laut Tendit im IT-Bereich nicht selten, dann zählt jeder Tag, den die Erstprüfung schneller fertig ist. Eine geprüfte Anforderungsliste am zweiten Tag lässt Zeit für Bieterfragen und für das Angebot selbst.

Beim Datenschutz ist der Tarif der erste Schritt. Inhalte aus Claude Team, Enterprise und der API nutzt Anthropic nach eigener Angabe standardmäßig nicht zum Training. Bei Free, Pro und Max entscheiden die Nutzer in den Datenschutzeinstellungen, ob Chats zur Modellverbesserung genutzt werden. Vergabeunterlagen gehören deshalb in einen Geschäftstarif. Was das für Vertrag, Datenweg und Einstieg bedeutet, fasst die Seite Claude für Unternehmen: Kosten, Daten, Einstieg zusammen.

Auch die Zusammenarbeit hängt am Tarif. Die gemeinsame Arbeit mehrerer Mitglieder in einem Claude-Projekt gibt es laut Anbieter nur in den Tarifen Team und Enterprise. Wenn Vertrieb und Technik dieselbe Ausschreibung prüfen, ist Claude Team die passende Grundlage. Wie ein Team damit in kurzer Zeit startklar wird, beschreibt die Claude-Team-Einführung.

Testen Sie die Prüfung mit Claude zuerst an einer Ausschreibung, deren Ergebnis Sie schon kennen. Dann wissen Sie, welche Anforderungen wirklich zählten, und sehen sofort, ob Claude sie gefunden hat. So vorgehen:

1. Wählen Sie eine abgeschlossene Ausschreibung mit vollständigen Unterlagen.
2. Legen Sie ein Projekt in Claude Team an und hinterlegen Sie die Anweisung aus dem Beispiel.
3. Lassen Sie die Anforderungsliste Dokument für Dokument erstellen.
4. Vergleichen Sie die Liste mit der Prüfung, die Ihr Team damals von Hand gemacht hat.
5. Prüfen Sie jede Muss-Anforderung im Original und notieren Sie, was fehlte oder falsch wiedergegeben war.
6. Passen Sie die Anweisung an und wiederholen Sie den Test mit einer zweiten Ausschreibung.

Erst wenn die Liste bei zwei bekannten Ausschreibungen vollständig ist, setzen Sie sie bei einer laufenden ein. Die Angebotsentscheidung bleibt auch dann bei Ihrem Team.

Wenn Sie die Prüfung fest in Ihren Vertrieb einbauen wollen, arbeitet Svennis in vier Schritten. Am Anfang steht der Claude-Workshop, in dem der Ablauf für Ihre Ausschreibungen festgelegt wird. Danach folgt Pilot Claude A, ein KI-Agent auf Claude für genau diesen Prozess, oder Pilot Claude B, Claude Team für das ganze Team. Es folgen die Activation der Abteilung und der monatliche Betrieb. Die Konditionen finden Sie auf der Seite Claude Preise und Kosten.