Den ersten Workshop mit einem KI-Partner vorbereiten: Prozesse, Daten, Zugänge, Personen

Wer den ersten Workshop mit KI-Partner vorbereiten möchte, bringt drei Dinge mit. Erstens zwei bis drei konkrete Prozesse mit spürbarem Aufwand. Zweitens echte, anonymisierte Fälle aus genau diesen Prozessen. Drittens die Personen, die über Fachlichkeit, Systemzugänge und Budget entscheiden. Dann endet der Termin mit einem Claude-Anwendungsfall statt mit einer allgemeinen KI-Diskussion.

Ein Auftaktworkshop mit einem KI-Partner ist ein Arbeitstermin, in dem Ihr Team und der Partner einen Geschäftsprozess so weit zerlegen, dass am Ende vier Dinge feststehen. Welche Aufgabe übernimmt Claude? Auf welche Systeme greift Claude zu? Wer gibt das Ergebnis frei? Woran messen Sie den Erfolg?

Die Vorbereitung entscheidet über das Ergebnis mehr als die Moderation. Ein Partner kann im Termin nur mit dem arbeiten, was auf dem Tisch liegt. Fehlen echte Fälle, bleibt die Diskussion bei Möglichkeiten. Fehlt der Zugang zum CRM oder zum Helpdesk, lässt sich der Aufwand für die Anbindung nicht seriös einschätzen. Fehlt die Person mit Budgetverantwortung, vertagt sich jede Entscheidung.

Dieser Beitrag geht die vier Vorbereitungsbereiche einzeln durch: Prozesse, Beispielfälle, Systemzugänge und Personen. Danach folgen eine Checkliste als Tabelle, ein durchgerechnetes Beispiel aus dem Kundenservice und die rechtliche Lage für Unternehmen in Deutschland.

Allgemeine KI-Workshops scheitern meist an fehlender Verankerung im eigenen Betrieb. Die Teilnehmenden sehen Beispiele aus fremden Branchen, diskutieren Chancen und gehen mit unterschiedlichen Vorstellungen auseinander. Niemand hat danach eine Aufgabe, eine Frist oder eine Zuständigkeit.

Der Unterschied zwischen einer Schulung und einem Auftaktworkshop liegt im Ziel. Eine Schulung vermittelt Wissen über KI im Allgemeinen. Ein Auftaktworkshop mit einem Umsetzungspartner soll eine Entscheidung vorbereiten: Welcher Prozess wird zuerst mit Claude unterstützt, und wie sieht die technische Anbindung aus? Beides hat seinen Platz, aber es sind verschiedene Termine.

Auch Fachformate trennen diese Ebenen. Ein iX-Workshop zum ersten KI-Projekt bei heise online behandelt etwa die Einführung einer KI-Governance, die Einrichtung einer internen KI-Taskforce und die Erarbeitung und Bewertung von KI-Use Cases. Die Bewertung von Anwendungsfällen ist also ein eigener Arbeitsschritt. Sie gelingt nur, wenn die Fälle aus Ihrem Unternehmen stammen.

Daraus folgt eine einfache Regel für die Vorbereitung. Alles, was Sie mitbringen, sollte aus Ihrem eigenen Alltag kommen: Ihre Abläufe, Ihre Anfragen, Ihre Systeme, Ihre Freigaberegeln. Je weniger der Partner im Termin raten muss, desto konkreter wird der Plan. Ein guter Partner fragt diese Dinge vorab an. Wenn er es nicht tut, liefern Sie sie trotzdem.

Bringen Sie zwei bis drei Prozesse mit, keine Liste mit zwanzig Ideen. Ein guter Kandidat wiederholt sich oft, folgt erkennbaren Regeln und kostet heute spürbar Zeit. Typische Beispiele sind das Zuordnen eingehender Anfragen, das Vorbereiten von Angeboten oder das Prüfen von Eingangsrechnungen.

Beschreiben Sie jeden Kandidaten vorab auf einer halben Seite. Diese kurze Prozessbeschreibung beantwortet fünf Fragen:

• Was löst den Prozess aus, etwa eine E-Mail, ein Formular oder ein neuer Datensatz?
• Welche Schritte erledigt heute ein Mensch, und in welcher Reihenfolge?
• In welchen Programmen passieren diese Schritte?
• Wie oft kommt der Vorgang pro Woche vor, und wie lange dauert er grob?
• Wer prüft das Ergebnis, bevor es den Kunden oder die Buchhaltung erreicht?

Die Häufigkeit und die Dauer müssen nicht exakt sein. Eine ehrliche Schätzung aus dem Fachbereich reicht für den Workshop. Sie zeigt dem Partner, wo sich eine Unterstützung durch Claude lohnt und wo nicht.

Prüfen Sie außerdem, ob der Prozess eher eine einzelne Aufgabe oder eine Kette von Schritten ist. Für Ketten mit mehreren Systemen kommt oft ein KI-Agent in Frage. Was das genau bedeutet, erklärt unser Beitrag zu Aufbau und Grenzen von KI-Agenten. Branchenbeispiele helfen bei der Auswahl, etwa für KI in der Produktion.

Echte Fälle sind der wichtigste Baustein der Vorbereitung. Ein Beispielfall ist ein einzelner, realer Vorgang aus dem gewählten Prozess, etwa eine Kundenanfrage, ein Ticket oder eine Rechnung. Nur an solchen Fällen sieht der Partner, wie unordentlich Ihre Eingänge tatsächlich sind.

Wählen Sie die Fälle bewusst gemischt. Nehmen Sie einfache Standardfälle, aber auch die unklaren, unvollständigen und fehlerhaften. Gerade die schwierigen Fälle zeigen, wo Claude eine Rückfrage braucht und wo ein Mensch entscheiden muss. Bereinigte Musterfälle verdecken genau diese Stellen.

Anonymisieren Sie personenbezogene Angaben, bevor Sie die Fälle teilen. Ersetzen Sie Namen, Adressen, Telefonnummern und Kundennummern durch Platzhalter und prüfen Sie, ob der Fall über seinen Inhalt noch einer Person zugeordnet werden kann. Solange das möglich ist, bleiben die Daten personenbezogen.

Die Struktur des Falls bleibt beim Ersetzen erhalten: Länge, Tonfall, fehlende Angaben, Anhänge. Klären Sie mit Ihrer Datenschutzverantwortung vorab, welche Fälle den Raum verlassen dürfen.

Ergänzen Sie die Fälle um das erwartete Ergebnis. Notieren Sie zu jedem Fall, was Ihr Team daraus gemacht hat: welche Kategorie, welche Abteilung, welche Antwort, welcher Betrag. Damit hat der Workshop einen Maßstab. Er kann prüfen, ob ein Vorschlag von Claude dem entspricht, was Ihre erfahrenen Mitarbeitenden tun würden.

Beispielfälle dienen dem Workshop als Anschauung. Die spätere Lösung arbeitet dagegen direkt mit Ihren Programmen. Deshalb gehören die Systemzugänge zur Vorbereitung dazu.

Klären Sie vor dem Workshop, wer einen Testzugang mit Leserechten zu den betroffenen Programmen freigeben kann. Bei vielen Unternehmen sind das Zoho CRM für Vertrieb und Kunden, Zoho Desk für den Kundenservice und Zoho Books für die Buchhaltung. Der Zugang muss im Termin nicht für die Lösung genutzt werden. Er zeigt aber, wie Ihre Felder, Kategorien und Abläufe tatsächlich eingerichtet sind.

Enthält das System personenbezogene Daten, schließen Sie vor der Freigabe einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO oder nutzen Sie eine Testumgebung ohne echte Kundendaten. Klären Sie diesen Punkt gemeinsam mit Ihrer Datenschutzverantwortung.

Bei Svennis prüfen wir vor jedem Auftaktworkshop, ob ein solcher Lesezugang zum betroffenen System bereitsteht. Fehlt er, bleibt das Gespräch über die Anbindung abstrakt, und die Kostenschätzung für die Verbindung wird unsicher.

Bringen Sie zu jedem System drei Angaben mit:

• den Tarif oder die Edition, weil davon verfügbare Schnittstellen abhängen,
• die Person mit Administratorrechten, die Zugänge und Rollen vergibt,
• die bestehenden Rollen und Rechte, also wer heute was sehen und ändern darf.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle legt fest, wer was darf. Dieses Prinzip gilt für Claude genauso wie für Ihre Mitarbeitenden. Claude sollte nur die Daten sehen, die für die Aufgabe nötig sind.

Im Workshop zeigen wir für jede Verbindung die möglichen Wege: einen connector, einen MCP server, ein plugin oder einen skill, jeweils mit den Kosten. Ein MCP server ist ein eigener Dienst, über den Claude nach festgelegten Regeln auf ein Programm zugreift. Sie entscheiden, welcher Weg passt.

Ein Auftaktworkshop braucht vier Rollen am Tisch, sonst bleibt mindestens eine Frage offen. Die Rollen können sich in kleinen Unternehmen auf weniger Köpfe verteilen. Wichtig ist, dass jede Rolle vertreten ist.

Fachbereich

Mindestens eine Person, die den Prozess täglich selbst ausführt. Sie kennt die Ausnahmen, die in keiner Prozessbeschreibung stehen. Eine Teamleitung allein reicht oft nicht, weil sie den Ablauf nur von außen sieht.

Entscheidung und Budget

Eine Person, die am Ende des Termins sagen kann, ob der gewählte Anwendungsfall in die Umsetzung geht. Das ist häufig die Geschäftsführung oder die Bereichsleitung. Ohne diese Person endet der Workshop mit einer Empfehlung statt mit einer Entscheidung.

IT und Administration

Eine Person mit Administratorrechten für die betroffenen Systeme. Sie beantwortet Fragen zu Schnittstellen, Rollen und Anmeldung. Dazu gehört etwa Single Sign-On, also die Anmeldung mit dem normalen Firmen-Login. Diese Rolle ist auch für Claude selbst wichtig.

Anthropic weist darauf hin, dass Einstellungen der Organisation eine Anfrage scheitern lassen können, obwohl ein Werkzeug technisch unterstützt wird. Ein Administrator kann zum Beispiel die Websuche deaktivieren.

Datenschutz und Mitbestimmung

Die Datenschutzverantwortung sollte dabei sein oder vorab eingebunden werden. Gibt es einen Betriebsrat, informieren Sie ihn früh über den geplanten Anwendungsfall.

Die folgende Checkliste fasst die Vorbereitung für den ersten Workshop zusammen. Sie zeigt für jeden Bereich, was konkret vorliegen sollte, wozu es im Termin dient und wer es typischerweise liefert. Gehen Sie die Zeilen etwa eine Woche vor dem Termin durch.

Bereich	Was Sie mitbringen	Wozu es im Workshop dient	Wer es liefert
Prozesse	Zwei bis drei Kandidaten, je eine halbe Seite Beschreibung	Auswahl des ersten Anwendungsfalls	Fachbereich
Aufwand	Geschätzte Häufigkeit und Dauer pro Vorgang	Abwägung von Nutzen und Aufwand	Fachbereich, Teamleitung
Beispielfälle	Echte, anonymisierte Fälle mit dem jeweils richtigen Ergebnis	Prüfmaßstab für Vorschläge von Claude	Fachbereich, Datenschutz
Systemzugänge	Lesezugang zu CRM, Helpdesk oder Buchhaltung, Tarif, Administrator	Wahl und Kosten der Anbindung	IT, Administration
Rechte und Regeln	Bestehende Rollen, Freigabegrenzen, interne Richtlinien	Festlegen, was Claude sehen und vorschlagen darf	IT, Datenschutz
Entscheidung	Anwesenheit der Person mit Budgetverantwortung	Beschluss über den nächsten Schritt	Geschäftsführung, Bereichsleitung

Fehlt eine Zeile, ist der Workshop nicht wertlos. Er verschiebt dann aber den betreffenden Punkt in einen Folgetermin. Wenn Sie vorab einschätzen möchten, wo Ihr Unternehmen steht, hilft der KI-Readiness-Check für Ihr Unternehmen.

Ein durchgespieltes Beispiel zeigt, wie die Vorbereitung im Termin zusammenläuft. Ein Unternehmen mit eigenem Kundenservice ordnet eingehende Anfragen in Zoho Desk bislang von Hand der richtigen Abteilung zu. Die Teamleitung schätzt, dass dafür täglich spürbar Zeit verloren geht und Fehlzuordnungen Rückfragen auslösen.

Was das Unternehmen mitbringt

Eine Servicemitarbeiterin bringt echte, anonymisierte Tickets mit, jeweils mit der Abteilung, an die sie richtig gegangen wären. Die IT stellt einen Lesezugang zu Zoho Desk bereit und zeigt die vorhandenen Abteilungen und Kategorien. Die Bereichsleitung ist für die Entscheidung anwesend.

Was im Workshop entsteht

Der Anwendungsfall wird eng gefasst: Claude liest jedes neue Ticket, schlägt Kategorie und Abteilung vor und begründet den Vorschlag kurz. In der ersten Phase bestätigt ein Mensch jeden Vorschlag. Erst wenn die Vorschläge an den mitgebrachten Fällen stimmen, wird über automatische Zuordnung gesprochen.

Auch die Modellwahl lässt sich an Herstellerangaben festmachen. Anthropic positioniert Claude Haiku 5.5 laut Modellübersicht für große Mengen und zeitkritische Aufgaben wie Klassifizierung, Extraktion und Weiterleitung. Wer unsicher ist, soll laut derselben Übersicht für die meisten Aufgaben mit Claude Opus 5.5 beginnen. Alle aktuellen Modelle unterstützen die Nutzung von Werkzeugen, also den Zugriff auf angebundene Programme.

Was am Ende auf dem Plan steht

Der Plan hält Aufgabe, System, Rechte, Freigabe und Messgröße fest. Dazu kommt die gewählte Anbindung an Zoho Desk mit ihren Kosten und der nächste Termin für den Pilotbetrieb.

Für Unternehmen in Deutschland hat der Auftaktworkshop auch eine rechtliche Seite. Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen seit dem 2. Februar 2025, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Seit der Änderung im Juli 2026 verlangt die Vorschrift Maßnahmen zur Förderung dieser Kompetenz, aber kein garantiertes Kompetenzniveau. Mehr dazu steht auf unserer Seite zur KI-Kompetenz. Die Sanktionen bei Verstößen gegen die KI-Verordnung legen nach Artikel 99 die Mitgliedstaaten fest. Lassen Sie die für Ihr Unternehmen geltende Rechtslage im Zweifel von Ihrer Rechtsberatung prüfen.

Ein Auftaktworkshop ersetzt keine Schulung für alle Mitarbeitenden. Er schafft aber an einem konkreten Prozess nachvollziehbares Verständnis: Was kann Claude, wo braucht es eine menschliche Prüfung, welche Daten dürfen verarbeitet werden? Halten Sie Teilnehmende, Inhalte und Ergebnisse des Termins schriftlich fest. Diese Dokumentation hilft, später nachzuweisen, wie Ihr Team auf den Einsatz vorbereitet wurde.

Planen Sie außerdem die Mitbestimmung ein. Betrifft der Anwendungsfall die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden, gehört ein bestehender Betriebsrat früh an den Tisch. Das erspart Verzögerungen zwischen Workshop und Pilot.

Beginnen Sie die Vorbereitung zwei bis drei Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, Fälle zu anonymisieren und Zugänge freizugeben. Die folgende Reihenfolge hat sich als praktikabel erwiesen:

1. Wählen Sie zwei bis drei Prozesse und beschreiben Sie jeden auf einer halben Seite.
2. Sammeln Sie echte Fälle zu jedem Prozess und notieren Sie das jeweils richtige Ergebnis.
3. Lassen Sie die Fälle von Ihrer Datenschutzverantwortung freigeben.
4. Klären Sie mit der IT Lesezugänge, Tarife und Administratoren der betroffenen Systeme.
5. Laden Sie Fachbereich, Entscheidung, IT und Datenschutz verbindlich ein.
6. Schicken Sie Prozessbeschreibungen und Teilnehmerliste vorab an den Partner.

Bei Svennis ist der Workshop der erste von vier Schritten. Danach folgt entweder Pilot Claude A, ein KI-Agent auf Claude für einen Prozess, oder Pilot Claude B, Claude Team für das ganze Team. Anschließend kommt die Activation für die Abteilung und danach der monatliche Betrieb. Wie dieser Weg aussieht, beschreibt die Seite zur KI-Automatisierung für den Mittelstand.

Wenn Sie wissen möchten, was die Partnerschaft mit Anthropic für die Umsetzung bedeutet, lesen Sie die Seite Claude-Partner: was Select Partner für Sie bedeutet. Bringen Sie die Checkliste aus diesem Beitrag ausgefüllt mit, dann beginnt der Workshop bei der Entscheidung und nicht bei der Bestandsaufnahme.