KI-Workshop für Unternehmen: Inhalte und Teilnehmer, die zu einem umsetzbaren Plan führen

Ein KI-Workshop für Unternehmen lohnt sich nur, wenn am Ende drei Dinge feststehen. Das sind ein konkreter Prozess, die betroffenen Systeme wie CRM oder Helpdesk und die Personen, die dafür verantwortlich sind. Inhalte und Teilnehmer richten sich nach diesen drei Ergebnissen und nicht nach dem Wunsch, möglichst viele KI-Werkzeuge kennenzulernen.

Ein KI-Workshop ist ein Arbeitstermin, in dem ein Unternehmen mit den zuständigen Personen entscheidet, welcher Prozess zuerst mit KI unterstützt wird. Dazu legt die Runde fest, welche Programme angebunden werden und wer Ergebnis und Freigaben verantwortet. Eine Schulung vermittelt Wissen. Ein Workshop dagegen erzeugt Entscheidungen über den eigenen Betrieb.

Dieser Beitrag ist Teil 1 einer dreiteiligen Reihe. Er klärt, was ein KI-Workshop ist, welche Probleme er löst und für wen er passt. Teil 2 beschreibt unter dem Titel „KI-Schulung im Unternehmen: so läuft ein Workshop in zwei Wochen ab“ den genauen Ablauf. Teil 3 erklärt, „Warum eine KI-Richtlinie vor dem ersten KI-Projekt kommt“.

Die folgenden Abschnitte behandeln die typischen Probleme ohne Workshop und den Unterschied zur Schulung. Danach folgen die Inhalte, die Teilnehmer und ein durchgespieltes Beispiel mit Zoho Desk. Den Abschluss bilden die Eignung für bestimmte Unternehmen, die Rechtslage in Deutschland und konkrete nächste Schritte.

Ein KI-Workshop löst vor allem das Problem, dass KI im Unternehmen zwar genutzt wird, aber ohne Plan. Laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2025, die innoGPT in seinem Beitrag zur KI-Schulung zitiert, setzen 36 Prozent der Unternehmen in Deutschland KI ein. Das sind doppelt so viele wie im Vorjahr. Zugleich bieten 43 Prozent dieser Unternehmen keinerlei Schulungen zu KI an.

Aus dieser Lücke entstehen drei typische Probleme, die ein Workshop gezielt angeht:

• Nutzung ohne Prozessbezug: Mitarbeitende formulieren E-Mails oder Texte mit KI, aber kein Ablauf, der täglich Stunden kostet, wird tatsächlich entlastet.
• Unklare Datenzugänge: Niemand hat entschieden, ob und wie die KI auf CRM, Helpdesk oder Buchhaltung zugreifen darf.
• Fehlende Verantwortung: Es gibt keine Person, die Ergebnisse prüft, Freigaben erteilt und den Nutzen misst.

Laut derselben Quelle schätzen 93 Prozent der Firmen den Aufwand für die KI-Einführung als hoch ein. Ein Workshop senkt diesen Aufwand nicht durch Abkürzungen. Er bündelt die nötigen Entscheidungen in einem kurzen Zeitraum. Wer danach weiß, welcher Prozess zuerst kommt und wer ihn verantwortet, kann ein Projekt sauber beauftragen statt zu experimentieren.

Eine KI-Schulung vermittelt Werkzeugwissen, ein KI-Workshop erarbeitet einen Plan für den eigenen Betrieb. Beide Formate haben ihren Platz, sie lösen aber unterschiedliche Aufgaben. Ein Blick auf den Schulungsmarkt zeigt den Unterschied deutlich.

Der Intensivkurs der SCM zu KI in Marketing und Unternehmenskommunikation besteht aus vier halbtägigen Online-Modulen über etwa einen Monat, mit 6 bis 16 Teilnehmenden. Vorgestellt werden dort unter anderem ChatGPT, Claude und Gemini. Das beim BVDW gelistete Seminar „Content Kreation mit KI“ der Akademie der Deutschen Medien dauerte zwei Tage und lief als Live-Online-Training. ExperTeach bietet Kurse wie „KI-Kompetenz nach EU AI Act“ live online, vor Ort, als Inhouse-Veranstaltung oder hybrid an.

Die folgende Tabelle vergleicht die drei gängigen Formate nach Ziel, Teilnehmern und Ergebnis:

Format	Ziel	Teilnehmer	Ergebnis
Offene Schulung	Werkzeuge und Methoden kennenlernen	Einzelne Personen aus verschiedenen Unternehmen	Wissen und Teilnahmebescheinigung
Inhouse-Schulung	Ein Team auf einen gemeinsamen Wissensstand bringen	Eine Abteilung oder das ganze Team	Einheitliche Grundkenntnisse
KI-Workshop	Einen Prozess für den ersten Einsatz auswählen und planen	Entscheider, Prozess- und Systemverantwortliche	Plan mit Prozess, Systemen, Verantwortlichen und Kosten

Eine Schulung kann also sinnvoll auf einen Workshop folgen, sobald feststeht, mit welchem Werkzeug und in welchem Prozess das Team arbeiten wird.

Die Inhalte eines KI-Workshops folgen den Entscheidungen, die am Ende feststehen müssen. Vier Themenblöcke decken diese Entscheidungen ab.

Prozessauswahl

Der Workshop wählt einen Prozess, der jeden Tag Stunden kostet. Typische Kandidaten sind Bestellungen, Angebotsanfragen oder Supportanfragen. Ein guter Kandidat wiederholt sich oft, folgt erkennbaren Regeln und hat eine klare Übergabe an einen Menschen.

Systeme und Anbindung

Für jeden Prozess hält der Workshop fest, welche Programme beteiligt sind, etwa Zoho CRM für Kundendaten oder ein Helpdesk für Tickets. Für jede Verbindung gibt es mehrere Wege: einen connector, einen MCP server, ein plugin oder einen skill. Ein MCP server ist ein eigener Dienst, über den Claude nach festgelegten Regeln mit einem Programm arbeitet. Welcher Weg passt, hängt von Kosten und Rechten ab.

Modellwahl

Anthropic empfiehlt in seiner Übersicht der Claude-Modelle, bei Unsicherheit mit Claude Opus 5.5 zu beginnen. Claude Haiku 5.5 ist dort für große Mengen zeitkritischer Aufgaben wie Klassifizierung, Extraktion und Weiterleitung vorgesehen. Laut Anthropic unterstützen alle aktuellen Modelle die Nutzung von Werkzeugen, also den Zugriff auf angebundene Programme.

Regeln

Eine KI-Richtlinie legt fest, welche Daten in Claude eingegeben werden dürfen, welche Aktionen eine Freigabe brauchen und wie das Team Claude nutzt. Der Workshop liefert die Grundlage für diese Richtlinie.

Die Teilnehmer eines KI-Workshops sind die Personen, die über Prozess, Systeme und Freigaben entscheiden können. Fehlt eine dieser Rollen, bleibt die zugehörige Entscheidung offen. Die Gruppe sollte deshalb klein, aber vollständig sein.

Die folgende Tabelle zeigt die fünf Rollen und was ohne sie fehlt:

Rolle	Aufgabe im Workshop	Was ohne diese Rolle fehlt
Geschäftsführung	Ziel setzen, Budget und Verantwortliche bestätigen	Die Freigabe für das anschließende Projekt
Prozessverantwortliche	Ablauf, Mengen und Ausnahmen beschreiben	Die Auswahl des richtigen Prozesses
Fachanwender	Zeigen, wie die Arbeit heute tatsächlich läuft	Realistische Aussagen zu Zeitaufwand und Fehlern
Systemverantwortliche für CRM, Helpdesk oder Buchhaltung	Rechte, Felder und Anbindungswege klären	Die Entscheidung über den Datenzugriff
Datenschutz	Zulässige Daten und Auftragsverarbeitung prüfen	Die Grundlage für die KI-Richtlinie

Die Rolle der Systemverantwortlichen wird am häufigsten vergessen. Bei Svennis klären wir vor dem Workshoptag, wer in CRM und Helpdesk die Administratorrechte hat, und laden genau diese Person ein. Fehlt sie, bleibt die Frage nach dem Datenzugriff offen, und der Plan endet mit einer Annahme statt mit einer Entscheidung.

Ein durchgespielter KI-Workshop zeigt, wie aus einem unklaren Wunsch ein Plan wird. Angenommen, ein Unternehmen bearbeitet Supportanfragen in Zoho Desk und führt Kundendaten in Zoho CRM. Die Leitung möchte „mehr mit KI machen“, hat aber keinen Prozess benannt.

Im Raum sitzen die Geschäftsführung, die Leitung Kundenservice, zwei Servicemitarbeitende, die Administratorin von Zoho Desk und der Datenschutzbeauftragte. Die Servicemitarbeitenden zeigen, dass das Zuordnen eingehender Anfragen zum richtigen Team täglich Zeit kostet. Die Administratorin klärt, welche Ticketfelder Claude lesen und welche es setzen dürfte.

Am Ende des Workshops stehen diese Ergebnisse fest:

1. Prozess: Eingehende Supportanfragen werden klassifiziert und dem passenden Team in Zoho Desk zugeordnet.
2. Systeme: Zoho Desk für Tickets, Zoho CRM für die Kundenzuordnung, jeweils mit festgelegten Rechten.
3. Umsetzung: ein KI-Agent, der Aufgaben selbstständig in Programmen ausführt, als Kandidat für Pilot Claude A.
4. Modell: Claude Haiku 5.5 als Kandidat, weil Anthropic es für Klassifizierung und Weiterleitung vorsieht.
5. Verantwortung: Die Leitung Kundenservice prüft Fehlzuordnungen. Die Geschäftsführung gibt die Datenfelder frei, nachdem der Datenschutzbeauftragte sie geprüft hat.

Aus „mehr mit KI machen“ wird so ein beauftragbares Projekt mit klarer Abgrenzung.

Ein KI-Workshop passt zu Unternehmen, die einen wiederkehrenden Ablauf haben, der täglich Stunden kostet, und die bereit sind, Verantwortliche zu benennen. Die Branche spielt dabei eine geringere Rolle als die Struktur der Arbeit. Beispiele zeigen etwa die Seiten zu KI in der Produktion oder zu Kanzleien und Praxen.

Gute Voraussetzungen bringen Unternehmen mit, die bereits mit Zoho CRM, Zoho Desk oder Zoho Books arbeiten. Ebenso gut eignen sich Unternehmen mit Microsoft 365 oder Google Workspace, deren connectors einen direkten Einstieg erlauben.

Weniger geeignet ist ein KI-Workshop in drei Fällen:

• Bezahlte, aber kaum genutzte Claude-Lizenzen: Hier liegt das Problem in der Nutzung, nicht in der Planung. Svennis bietet dafür den Claude-Neustart an.
• Reiner Wunsch nach Werkzeugwissen: Wer nur einen Überblick über verfügbare KI-Werkzeuge sucht, ist in einer Schulung besser aufgehoben.
• Noch kein Bild vom eigenen Stand: Wer nicht weiß, ob Daten und Abläufe überhaupt bereit sind, beginnt besser mit einer kurzen Standortbestimmung.

Für den letzten Fall bietet der KI-Readiness-Check für Ihr Unternehmen einen ersten Überblick, bevor Sie einen Workshop planen.

Für Unternehmen in Deutschland hat ein KI-Workshop neben dem Nutzen auch eine rechtliche Seite. Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals fördern. Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 und wurde mit Wirkung zum 27. Juli 2026 durch die Verordnung (EU) 2026/1744 neu gefasst. Die Neufassung stellt ausdrücklich klar, dass Unternehmen kein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren müssen. Mehr dazu steht auf unserer Seite zur KI-Kompetenz.

Ein Workshop ersetzt diese Maßnahmen nicht, schafft aber die Grundlage dafür. Er legt fest, welche Personen mit welchem Werkzeug in welchem Prozess arbeiten. Eine anschließende Schulung kann dann genau diese Personen und diesen Prozess abdecken.

Die zweite rechtliche Frage betrifft die Auftragsverarbeitung. Sobald Claude mit Kundendaten aus CRM oder Helpdesk arbeitet, muss geregelt sein, wer welche Daten verarbeitet. Soweit Svennis im Workshop personenbezogene Daten aus Ihren Systemen verarbeitet, schließen wir vorher einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Ihnen.

Für Lizenzen, die Sie ab dem Pilotprojekt direkt bei Anthropic erwerben, ist Ihr Unternehmen Vertragspartner von Anthropic. Prüfen Sie dann, dass mit Anthropic ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Deshalb gehört die Person, die für den Datenschutz zuständig ist, von Anfang an in den Workshop.

Die dritte Frage ist die KI-Richtlinie. Sie regelt, welche Daten in Claude eingegeben werden dürfen und welche Aktionen eine Freigabe brauchen. Warum diese Richtlinie vor dem ersten Projekt stehen sollte, behandelt Teil 3 dieser Reihe ausführlich.

Svennis bietet den KI-Workshop als Claude-Workshop mit Plan in zwei Wochen an. Nach zwei Wochen wissen Sie, was sich zu automatisieren lohnt und was es kostet. Ihr Team investiert dafür etwa einen Arbeitstag mit Svennis bei Ihnen vor Ort, dazu zwei kurze Gespräche.

Wenn Sie Zoho CRM, Desk oder Books nutzen, füllt Svennis die Fragebögen nach Unterschrift des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Claude vor. Ohne Zoho beginnt die Arbeit mit Microsoft 365 oder Google Workspace über deren connectors. Für jede weitere Verbindung baut Svennis einen connector, einen MCP server, ein plugin oder einen skill. Svennis zeigt Ihnen die Optionen mit ihren Kosten, und Sie wählen.

Der Workshop ist der erste von vier Schritten:

1. Workshop: Plan mit Prozess, Systemen, Verantwortlichen und Kosten.
2. Pilot Claude A oder B: A ist ein KI-Agent mit Claude für einen Prozess, B ist Claude Team für das ganze Team im Unternehmenskonto.
3. Aktivierung: Ausweitung auf eine weitere Abteilung.
4. Monatlicher Betrieb: laufende Betreuung der eingerichteten Lösung.

Lizenzen, also seats, sind im Workshop nicht enthalten. Sie brauchen sie erst ab dem Pilotprojekt und kaufen sie dann direkt bei Anthropic. Der Workshoppreis wird vollständig angerechnet, wenn Sie innerhalb von 60 Tagen nach Übergabe des Plans Pilot A oder B beauftragen. Die aktuellen Preise stehen auf der Seite zum Claude-Workshop.

Einen KI-Workshop bereiten Sie am besten vor, indem Sie die drei späteren Ergebnisse schon vorab skizzieren. So nutzt der Workshoptag die Zeit für Entscheidungen statt für Bestandsaufnahmen.

Diese vier Punkte können Sie intern in einer Woche klären:

1. Prozesskandidaten sammeln: Notieren Sie zwei bis drei Abläufe, die täglich Zeit kosten, etwa Angebotsanfragen oder Supportanfragen.
2. Systeme auflisten: Halten Sie fest, in welchen Programmen diese Abläufe stattfinden, zum Beispiel CRM, Helpdesk oder Buchhaltung.
3. Rollen benennen: Bestimmen Sie für jede der fünf Rollen aus der Teilnehmertabelle eine konkrete Person.
4. Datenschutz einbinden: Informieren Sie Ihre Datenschutzverantwortlichen früh, damit die Auftragsverarbeitung kein späterer Engpass wird.

Wenn Sie zunächst den eigenen Stand prüfen möchten, beginnen Sie mit dem KI-Readiness-Check. Wie aus dem gewählten Prozess ein Pilot wird, beschreibt der Beitrag Erstes KI-Projekt im Unternehmen planen. Einen Überblick über mögliche Einsatzfelder gibt die Seite zur KI-Automatisierung für den Mittelstand. Den genauen Ablauf der zwei Workshop-Wochen beschreibt Teil 2 dieser Reihe.