SVENNISAIUrban Fitness: 93 % weniger Zeitaufwand für Mitgliederfragen, mit Claude
Ein Claude-Assistent von Svennis beantwortet auf der Website rund um die Uhr Fragen von Mitgliedern und Interessenten. In 23 Tagen führte er 343 Gespräche, 84 % davon endeten ohne das Team.
30-minütiges Erstgespräch buchen · mit einem Claude Certified Architect aus unserem Team.
Zahlen aus dem Betrieb, vom Kunden freigegeben
„Die meisten Fragen, die bei der Rezeption ankamen, sind immer dieselben: Öffnungszeiten, Preise, Mitgliedschaften. Jetzt antwortet der Assistent selbst, und zu uns kommen nur die Fälle, die wirklich einen Menschen brauchen, schon vorbereitet. Die Zeit des Teams für diese Fragen ist um mehr als 90 % gesunken.“
Dieselben Fragen, in immer mehr Clubs
Wer Mitglied werden will, stellt zu jeder Uhrzeit dieselben Fragen. Welcher Club ist der nächste, wann hat er geöffnet, was kostet eine Mitgliedschaft, wie meldet man sich an? Ein Mitglied will wissen, was mit seiner Mitgliedschaft geschieht, oder fragt nach einer Erstattung.
- 01Das Netz wächst schnellJeder neue Club bringt dieselben Fragen von neuen Besuchern, in einer anderen Stadt. Für ein Netz, das in Rumänien 100 Clubs erreichen will, darf die Antwort nicht davon abhängen, wie viele Kollegen an der Rezeption stehen.
- 02Antworten an vielen StellenDie Antworten lagen an mehreren Stellen: auf der Website, in den internen Dokumenten der Clubs, in Zoho CRM und in upFit, dem Mitgliedersystem.
- 03Abends und am WochenendeJede Frage kam per Telefon, E-Mail oder Nachricht bei der Rezeption oder im Büro an. Abends und am Wochenende konnte niemand antworten.
- 04Alles unter der DSGVOJedes Gespräch über ein Mitglied fällt unter die DSGVO.
Was Svennis gebaut hat
Svennis Cloud Solutions hat einen Claude-Assistenten auf der Website von Urban Fitness gebaut. Er antwortet auf Rumänisch oder Englisch, in der Sprache, in der man ihm schreibt.
- Die WissensbasisDie Antworten kommen aus einer Wissensbasis, aufgebaut aus der Website und den Dokumenten der Clubs: Öffnungszeiten, Preise, Mitgliedschaften, Geräte, Regeln. Der Kunde pflegt sie selbst, ohne den Assistenten neu zu trainieren.
- Der nächste ClubDer Assistent findet den nächsten Club anhand des Standorts des Besuchers.
- Der Lead in Zoho CRMMuss das Gespräch zum Team, bereitet der Assistent es vor. Ein interessierter Besucher wird zum Lead in Zoho CRM, mit dem Club und der gewünschten Mitgliedschaft.
- Das Ticket in Zoho DeskDas Anliegen eines Mitglieds wird zum Ticket in Zoho Desk, schon zugeordnet: Erstattung, verspätete Erstattung, DSGVO oder allgemeine Anfrage. Das Team fängt nicht bei null an.
Wie die Daten geschützt sind
Der Schutz personenbezogener Daten war von Anfang an Teil des Assistenten.
- 01Ausdrückliche EinwilligungDer Assistent fragt nach der ausdrücklichen Einwilligung, bevor er mit personenbezogenen Daten arbeitet.
- 02Geprüfte IdentitätEr prüft die Identität des Mitglieds mit einem Code per E-Mail, bevor er etwas Persönliches zeigt.
- 03Löschung der DatenEr hat einen Ablauf zur Löschung der Daten nach Art. 17 DSGVO.
Alles läuft im Anthropic-Konto des Kunden, unter ständiger Überwachung.
Die Zahlen aus 23 Tagen Produktivbetrieb
Gezählt im Produktivbetrieb, an 23 Tagen mit echtem Verkehr (22. September bis 16. Oktober 2026, ohne die Tage mit automatischen Tests):
- 01343 GesprächeMit echten Besuchern und Mitgliedern, im Schnitt 3,6 Nachrichten je Gespräch.
- 02288 ohne das Team gelöst (84 %)Der Assistent antwortete aus der Wissensbasis und den Daten der Clubs.
- 03204 außerhalb der Bürozeiten (59 %)Die Bürozeiten sind Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr. 87 Gespräche kamen am Wochenende und 57 zwischen 22 und 7 Uhr, als früher niemand antwortete.
- 0423 Leads in Zoho CRMDarunter 4 Anfragen für eine neue Mitgliedschaft, mit Club und Art der Mitgliedschaft schon ausgefüllt.
- 0536 Tickets in Zoho DeskAlle richtig angelegt und schon zugeordnet, mit identifiziertem Mitglied.
- 0686 DSGVO-EinwilligungenAusdrücklich im Gespräch erteilt.
Wie die 93 % zustande kommen
Angenommen, dieselben 343 Fragen wären bei der Rezeption oder im Büro angekommen: Das Team hätte in den 23 Tagen rund 41 Stunden gebraucht. Mit dem Assistenten bearbeitet das Team nur noch die 55 Gespräche, die schon vorbereitet bei ihm ankamen: rund 3 Stunden.
Der Unterschied bei einer Frage
| Schritt | Vorher | Jetzt, vom Assistenten gelöst | Jetzt, vom Team übernommen |
|---|---|---|---|
| Frage lesen oder hören und verstehen | 0,5 bis 1 Min. | 0 | 0,5 bis 1 Min. |
| Mitglied identifizieren und Mitgliedschaft prüfen | 1 bis 3 Min. | 0 | im Ticket |
| Öffnungszeit, Preis oder Club-Information suchen | 1 bis 2 Min. | 0 | im Ticket |
| Antworten oder das Anliegen lösen | 2 bis 4 Min. | 0 | 1,5 bis 3 Min. |
| Gesamt | 4,5 bis 10 Min. | 0 | 2 bis 4 Min. |
Die Dauer der Schritte ist anhand der Abläufe an der Rezeption geschätzt, nicht gestoppt. Die Rechnung nimmt an, dass dieselben Fragen ohnehin per Telefon, E-Mail oder Nachricht beim Team angekommen wären. Arbeit nach der Antwort, etwa die eigentliche Bearbeitung einer Erstattung, ist nicht enthalten.
Die beiden Unternehmen in diesem Projekt
Über Urban Fitness
Urban Fitness (M-Ventures SRL) ist eine Fitnesskette in Rumänien. Sie hat 16 Clubs in 9 Städten und bis Ende 2026 mehr als 20 weitere in Vorbereitung. Ziel ist ein landesweites Netz von 100 Clubs.
Über Svennis
Svennis Cloud Solutions ist Select Partner im Claude Partner Network. Über dieses Programm arbeitet Anthropic mit Firmen, die Claude bei ihren Kunden in Betrieb bringen. Svennis baut Unternehmenssysteme mit Claude, vom Entwurf bis zu Betrieb und Support.
Für Urban Fitness hat Svennis den Claude-Assistenten der Website gebaut und ihn mit Zoho CRM und Zoho Desk verbunden.
Zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026
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