SVENNISAIUrban Fitness: 93% di tempo in meno sulle domande degli iscritti, con Claude
Un assistente Claude costruito da Svennis risponde a iscritti e visitatori sul sito, a qualsiasi ora. In 23 giorni ha gestito 343 conversazioni, e l'84% si è chiuso senza il team.
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Misurato in produzione, approvato dal cliente
«La maggior parte delle domande che arrivavano alla reception sono sempre le stesse: orari, prezzi, abbonamenti. Ora l'assistente risponde da solo, e a noi arrivano solo i casi che hanno davvero bisogno di una persona, già preparati. Il tempo del team su queste domande è sceso di oltre il 90%.»
Le stesse domande, in sempre più club
Chi vuole iscriversi fa le stesse domande a qualsiasi ora. Qual è il club più vicino, che orari ha, quanto costa un abbonamento, come ci si iscrive. Un iscritto vuole sapere cosa succede al suo abbonamento, o chiedere un rimborso.
- 01La rete cresce in frettaOgni nuovo club porta le stesse domande, da nuovi visitatori, in un'altra città. Per una rete che vuole arrivare a 100 club in Romania, la risposta non può dipendere da quanti colleghi sono alla reception.
- 02Risposte sparse in più postiLe risposte stavano in più posti: sul sito, nei documenti interni dei club, in Zoho CRM e in upFit, il sistema degli iscritti.
- 03La sera e nel fine settimanaOgni domanda arrivava alla reception o all'ufficio per telefono, email o messaggio, e la sera e nel fine settimana nessuno poteva rispondere.
- 04Tutto sotto il GDPROgni conversazione su un iscritto rientra nel GDPR.
Cosa ha costruito Svennis
Svennis Cloud Solutions ha costruito un assistente Claude che sta sul sito di Urban Fitness. Risponde in rumeno o in inglese, nella lingua in cui gli si scrive.
- La base di conoscenzaLe risposte vengono da una base di conoscenza costruita dal sito e dai documenti dei club: orari, prezzi, abbonamenti, attrezzature, regole. Il cliente la aggiorna da sé, senza riaddestrare l'assistente.
- Il club più vicinoL'assistente trova il club più vicino in base alla posizione del visitatore.
- Il lead in Zoho CRMQuando la conversazione deve arrivare al team, la prepara l'assistente. Un visitatore interessato diventa un lead in Zoho CRM, con il club e il tipo di abbonamento che desidera.
- Il ticket in Zoho DeskUn problema di un iscritto diventa un ticket in Zoho Desk, già classificato: rimborso, rimborso in ritardo, GDPR o richiesta generica. Il team non riparte da zero.
Come sono protetti i dati
La protezione dei dati personali è stata costruita nell'assistente fin dall'inizio.
- 01Consenso esplicitoL'assistente chiede il consenso esplicito prima di lavorare con i dati personali.
- 02Identità verificataVerifica l'identità dell'iscritto con un codice inviato per email, prima di mostrargli qualcosa di personale.
- 03Cancellazione dei datiHa un flusso di cancellazione dei dati, secondo l'articolo 17 del GDPR.
Tutto gira sull'account Anthropic del cliente, con un monitoraggio continuo.
I numeri di 23 giorni di produzione
Misurati in produzione, su 23 giorni di traffico reale (dal 22 settembre al 16 ottobre 2026, senza i giorni di test automatici):
- 01343 conversazioniCon visitatori e iscritti reali, in media 3,6 messaggi ciascuna.
- 02288 chiuse senza il team (84%)L'assistente ha risposto dalla base di conoscenza e dai dati dei club.
- 03204 fuori orario (59%)L'orario d'ufficio è dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18. 87 sono arrivate nel fine settimana e 57 tra le 22:00 e le 7:00, quando prima non rispondeva nessuno.
- 0423 lead in Zoho CRMDi cui 4 richieste di nuovo abbonamento, con il club e il tipo di abbonamento già compilati.
- 0536 ticket in Zoho DeskTutti creati correttamente e già classificati, con l'iscritto identificato.
- 0686 consensi GDPRDati esplicitamente nella conversazione.
Come si arriva al 93%
Supponiamo che le stesse 343 domande fossero arrivate alla reception o all'ufficio: al team sarebbero servite circa 41 ore nei 23 giorni. Con l'assistente, il team segue le 55 conversazioni arrivate fino a lui, già preparate, cioè circa 3 ore.
La differenza, su una domanda
| Passaggio | Prima | Ora, domanda risolta dall'assistente | Ora, domanda presa in carico dal team |
|---|---|---|---|
| Leggere o ascoltare la domanda e capire cosa si chiede | da 0,5 a 1 min | 0 | da 0,5 a 1 min |
| Identificare l'iscritto e controllare l'abbonamento | da 1 a 3 min | 0 | nel ticket |
| Cercare l'orario, il prezzo o l'informazione sul club | da 1 a 2 min | 0 | nel ticket |
| Rispondere o risolvere la richiesta | da 2 a 4 min | 0 | da 1,5 a 3 min |
| Totale | da 4,5 a 10 min | 0 | da 2 a 4 min |
Le durate dei passaggi sono stimate sul flusso di lavoro della reception, non cronometrate. Il calcolo parte dall'ipotesi che le stesse domande sarebbero arrivate comunque al team, per telefono, email o messaggio. Non comprende il lavoro oltre la risposta, come l'elaborazione vera e propria di un rimborso.
Le due aziende di questo progetto
Chi è Urban Fitness
Urban Fitness (M-Ventures SRL) è una catena di palestre in Romania. Ha 16 club aperti in 9 città e più di 20 in preparazione entro la fine del 2026. L'obiettivo è una rete nazionale di 100 club.
Chi è Svennis
Svennis Cloud Solutions è Select Partner nel Claude Partner Network, il programma con cui Anthropic lavora con le aziende che portano Claude in produzione presso i clienti. Progetta e realizza sistemi aziendali su Claude, dalla progettazione alla produzione e al supporto.
Per Urban Fitness, Svennis ha costruito l'assistente Claude del sito e i suoi collegamenti con Zoho CRM e Zoho Desk.
Ultima verifica: 18 ottobre 2026
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