KI-Schulung im Unternehmen: so läuft ein Workshop in zwei Wochen ab

Eine KI-Schulung im Unternehmen lohnt sich, wenn sie in zwei Wochen einen konkreten Anwendungsfall mit Claude ausarbeitet. Der Workshop besteht aus etwa einem Arbeitstag Ihres Teams vor Ort und zwei kurzen Gesprächen. Am Ende steht ein Plan. Er zeigt, was sich zu automatisieren lohnt und was es kostet.

Ein anwendungsbezogener KI-Workshop ist eine kurze KI-Schulung, die mit einem Plan für einen bestimmten Prozess endet. Allgemeine Prompt-Tipps sind dabei Mittel, nicht Ergebnis. Svennis führt dieses Format als Claude-Workshop durch und verbindet es mit Ihrem CRM, Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Helpdesk.

Dieser Beitrag ist Teil 2 einer Reihe von drei Beiträgen. Teil 1 beschreibt Inhalte und Teilnehmer eines KI-Workshops für Unternehmen. Teil 3 erklärt, warum eine KI-Richtlinie vor dem ersten KI-Projekt kommt.

Hier geht es um den Ablauf Schritt für Schritt. Sie erfahren, was Ihr Unternehmen vorbereitet und wer auf beiden Seiten beteiligt ist. Außerdem lesen Sie, wie lange jeder Schritt dauert, was schiefgehen kann und wie Sie das Ergebnis prüfen.

Eine Prompt-Schulung vermittelt Grundlagen, ein anwendungsbezogener Workshop liefert einen Plan für einen Prozess. Beides hat seinen Platz. Der Unterschied liegt darin, was am Ende auf dem Tisch liegt.

Klassische Seminare decken die Grundlagen gut ab. Die IHK Rhein-Neckar bietet etwa eine Trainingsreihe Prompt Engineering mit 16 Unterrichtseinheiten (UE) an. Sie behandelt die Optimierung von Prompts, die Vermeidung von Halluzinationen und KI im Office. Ein Crashkurs zu Generativer KI umfasst 4 UE.

Solche Kurse beantworten die Frage, wie man mit einem KI-Modell arbeitet. Sie beantworten nicht, welcher Ihrer Prozesse sich für Claude eignet und was die Umsetzung kostet. Genau dort setzt ein Workshop mit eigenem Anwendungsfall an.

Der Anwendungsfall liegt in den Programmen, die Ihr Team täglich nutzt. Das können Zoho CRM, Zoho Books oder Zoho Desk sein. Ohne Zoho beginnt die Arbeit mit Microsoft 365 oder Google Workspace über deren Connectors.

Für wen der Workshop nicht gedacht ist

Der Claude-Workshop richtet sich nicht an Unternehmen mit bezahlten, aber kaum genutzten Claude-Lizenzen. Für diese Lage sieht Svennis den Claude-Neustart vor. Prüfen Sie deshalb vor der Buchung, ob in Ihrem Haus bereits Seats ungenutzt laufen.

Die Vorbereitung beginnt mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag, danach folgen die Fragebögen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist der Vertrag, der regelt, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Ohne unterschriebenen AVV beginnt die Arbeit an Ihren Daten nicht.

Nutzen Sie Zoho CRM, Desk oder Books, füllt Svennis die Fragebögen nach Unterschrift des AVV mit Claude vor. Anthropic steht im AVV als Unterauftragsverarbeiter. Ein Unterauftragsverarbeiter ist ein weiterer Dienstleister, den der Auftragsverarbeiter für die Verarbeitung einsetzt.

Ihr Team muss die Fragebögen also nicht von Grund auf ausfüllen. Es prüft die vorausgefüllten Angaben und ergänzt, was fehlt. Diese Prüfung ist wichtig, denn nur die Menschen im Prozess wissen, wo die Angaben von der Praxis abweichen.

Ohne Zoho startet die Vorbereitung mit Microsoft 365 oder Google Workspace über deren Connectors. Ein Connector ist eine fertige Anbindung, über die Claude auf ein Programm zugreifen kann.

Was Sie vor dem Start klären

• Wer im Unternehmen den AVV unterschreibt und wie lange die Freigabe intern dauert.
• Wer die vorausgefüllten Fragebögen fachlich prüft.
• Welche zwei oder drei Prozesse Sie als Kandidaten in den Arbeitstag mitbringen.

Lizenzen brauchen Sie in dieser Phase nicht. Seats kaufen Sie erst ab dem Pilotprojekt, und zwar direkt bei Anthropic.

Der Arbeitstag vor Ort ist der Kern des Workshops und kostet Ihr Team etwa einen Tag. Svennis ist an diesem Tag bei Ihnen im Unternehmen. Dazu kommen zwei kurze Gespräche, sodass der Gesamtaufwand für Ihr Team überschaubar bleibt.

An diesem Tag geht es um Ihre Prozesse, nicht um ein allgemeines Programm. Das Ziel ist die Auswahl eines Anwendungsfalls, der jeden Tag Zeit kostet. Typische Kandidaten sind Bestellungen, Angebotsanfragen oder Supportanfragen.

Wer aus Ihrem Unternehmen dabei sein sollte

• Mitarbeitende, die den Prozess täglich bearbeiten und seine Ausnahmen kennen.
• Eine Person, die über Budget und Prioritäten entscheidet.
• Eine Person, die Zugänge und Rechte in Ihren Programmen verwaltet.

Am Ende des Tages steht die Richtung fest. Sie entscheidet, welcher Pilot passt. Pilot Claude A ist ein KI-Agent mit Claude für einen Prozess, etwa für Supportanfragen. Pilot Claude B ist Claude Team für das ganze Team, im Unternehmenskonto, mit klaren Regeln und kontrollierten Zugängen.

Wer noch unsicher ist, was ein Agent leisten kann, findet eine Einordnung im Beitrag Was sind KI-Agenten: Aufbau, Grenzen und Kontrolle. Dieses Verständnis hilft, am Arbeitstag realistische Kandidaten zu wählen.

Der KI-Plan beschreibt, was sich in Ihrem Unternehmen zu automatisieren lohnt und was es kostet. Svennis arbeitet ihn nach dem Arbeitstag aus und übergibt ihn innerhalb der zwei Wochen. Mit der Übergabe des Plans endet der Workshop.

Anbindungen mit Optionen und Kosten

Für jede Anbindung an eines Ihrer Programme gibt es mehrere Wege. Svennis baut dafür einen Connector, einen MCP Server, ein Plugin oder einen Skill. Ein MCP Server ist eine eigene Schnittstelle, über die Claude ein bestimmtes System lesen oder darin handeln kann. Der Plan zeigt die Optionen mit ihren Kosten, und Sie wählen.

Laufende Kosten außerhalb des Workshops

Zwei Kostenarten laufen direkt beim Anbieter. Die Claude-Team-Lizenzen zahlen Sie direkt an Anthropic. Den Verbrauch eines Agenten rechnet der gewählte Anbieter ab: Anthropic, AWS, Google Cloud oder Microsoft.

Modellwahl

Auch die Modellwahl beeinflusst die Kosten. Anthropic empfiehlt, im Zweifel mit Claude Opus 5.5 zu beginnen. Für große Mengen kurzer Aufgaben wie Klassifizierung, Extraktion und Weiterleitung nennt Anthropic Claude Haiku 5.5.

Eng mit dem Plan verbunden ist die KI-Richtlinie. Eine KI-Richtlinie legt fest, welche Daten in Claude eingegeben werden dürfen, welche Aktionen eine Freigabe brauchen und wie das Team Claude nutzt. Teil 3 dieser Reihe behandelt sie ausführlich.

Die folgende Tabelle fasst den Ablauf des Claude-Workshops zusammen. Sie zeigt je Schritt, was Ihr Unternehmen beiträgt, wer beteiligt ist und woran Sie erkennen, dass der Schritt abgeschlossen ist. Nutzen Sie sie als Checkliste für die Vorbereitung. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, unterrichten Sie ihn rechtzeitig über die Planung, denn § 90 BetrVG erfasst ausdrücklich auch Arbeitsabläufe mit Künstlicher Intelligenz.

Schritt	Beitrag Ihres Unternehmens	Beteiligte	Prüfpunkt
AVV	Vertrag prüfen und unterschreiben	Geschäftsführung, Datenschutz	AVV unterschrieben, Anthropic als Unterauftragsverarbeiter genannt, Grundlage für eine Übermittlung in Drittländer geregelt (etwa EU-Standardvertragsklauseln)
Fragebögen	Vorausgefüllte Angaben prüfen und ergänzen	Prozessverantwortliche	Angaben entsprechen der Praxis
Arbeitstag vor Ort	Etwa ein Arbeitstag des Teams	Ihr Team, Svennis vor Ort	Ein Anwendungsfall ausgewählt
Zwei kurze Gespräche	Termine früh einplanen	Feste Ansprechperson	Offene Punkte geklärt
Übergabe des Plans	Plan prüfen, Pilot wählen	Geschäftsführung, Fachbereich	Kosten je Anbindung bekannt

Der größte zeitliche Hebel liegt bei Ihnen am Anfang. Ein AVV, der intern lange in der Freigabe hängt, verschiebt die vorausgefüllten Fragebögen und damit den ganzen Ablauf. Klären Sie den Unterschriftsweg deshalb vor dem vereinbarten Start.

Ein Helpdesk mit Zoho Desk zeigt gut, wie der Workshop von der Vorbereitung zum Plan führt. Angenommen, Ihr Supportteam sortiert eingehende Anfragen jeden Tag von Hand. Die Anfragen landen oft beim falschen Bearbeiter und wandern weiter.

In der Vorbereitung unterschreiben Sie den AVV. Danach füllt Svennis die Fragebögen zu Zoho Desk mit Claude vor. Ihr Teamleiter prüft die Angaben und ergänzt, welche Kategorien und Zuständigkeiten es tatsächlich gibt.

Am Arbeitstag vor Ort beschreibt das Supportteam, welche Anfragen typisch sind und wo Fehler entstehen. Supportanfragen werden als Anwendungsfall gewählt. Damit zeichnet sich Pilot Claude A ab: ein KI-Agent mit Claude für genau diesen Prozess.

Der Plan beschreibt anschließend die Anbindung an Zoho Desk mit ihren Optionen, etwa Connector oder MCP Server, jeweils mit Kosten. Für die Zuordnung kommt ein Modell für große Mengen in Frage. Anthropic nennt Claude Haiku 5.5 für Klassifizierung und Weiterleitung, mit Preisen ab 0,10 USD je Million Eingabe-Token und ab 0,50 USD je Million Ausgabe-Token.

Zum Schluss legt der Plan fest, wo ein Mensch entscheidet. Die KI-Richtlinie bestimmt, welche Aktionen eine Freigabe brauchen. So bleibt etwa die Antwort an den Kunden beim Team, während Claude die Zuordnung vorschlägt.

Die meisten Probleme im Workshop entstehen vor dem Arbeitstag, nicht an ihm. Sie lassen sich mit wenigen Prüfungen vermeiden. Die folgende Liste nennt die häufigsten Fehler.

• Die falschen Menschen im Raum: Fehlen die Mitarbeitenden aus dem Prozess, fehlt das Wissen über Ausnahmen.
• Zu viele Kandidaten: Wer zehn Prozesse mitbringt, entscheidet am Ende über keinen.
• AVV zu spät: Ohne Unterschrift starten die vorausgefüllten Fragebögen nicht.
• Falsche Erwartung an Lizenzen: Seats gehören nicht zum Workshop, Sie kaufen sie erst ab dem Pilot direkt bei Anthropic.
• Ungenutzte Lizenzen übersehen: Laufen bereits bezahlte Claude-Lizenzen kaum genutzt, passt der Claude-Neustart besser.

Der erste Punkt wiegt am schwersten. Bei Svennis prüfen wir vor dem Arbeitstag, ob die Menschen dabei sind, die den gewählten Prozess täglich bearbeiten. Fehlt diese Sicht, beschreibt der Plan den Prozess, wie er sein sollte, und nicht, wie er tatsächlich läuft.

Wie Sie das Ergebnis prüfen

Prüfen Sie den übergebenen Plan an drei Fragen. Ist genau ein Anwendungsfall klar benannt? Sind für jede Anbindung Optionen mit Kosten aufgeführt? Ist erkennbar, welche Kosten bei Anthropic oder einem anderen Anbieter laufen? Fehlt eine Antwort, klären Sie sie vor der Entscheidung über den Pilot.

Für Unternehmen in Deutschland ergänzt ein anwendungsbezogener Workshop die Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung, er ersetzt sie nicht. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 verlangt Artikel 4 von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer Personen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Eine bestimmte Schulung schreibt er nicht vor. Was das für Ihr Team heißt, steht auf unserer Seite zur KI-Kompetenz. Beide Formate beantworten unterschiedliche Fragen. Das eine betrifft die Kompetenz der Mitarbeitenden, das andere den konkreten Prozess.

Die KI-Praxisseminare der IHK Rhein-Neckar zielen ausdrücklich auf Kompetenzen zur Einhaltung von Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung. Teilnehmende erhalten eine Teilnahmebescheinigung oder ein IHK-Zertifikat und ein Open Badge. Der Lehrgang KI-Fachkraft für betriebliche Anwendungen richtet sich an nicht-technische Rollen. Er umfasst Grundlagen zu Prompting und zum EU AI Act.

Solche Nachweise sind ein guter Sockel für Ihr Team. Welcher Ihrer Prozesse sich für Claude eignet, klären sie nicht. Ein Workshop mit eigenem Anwendungsfall schließt diese Lücke.

Datenschutz im Ablauf

Für deutsche Unternehmen zählt vor allem der Weg der Daten. Im Claude-Workshop steht deshalb der AVV am Anfang. Anthropic ist darin als Unterauftragsverarbeiter genannt, bevor Svennis mit Ihren Daten aus Zoho arbeitet.

Klären Sie intern, ob Ihr Datenschutzbeauftragter den AVV vorab sehen möchte. Planen Sie diese Prüfung in den zwei Wochen ein, damit sie den Ablauf nicht verzögert.

Der nächste Schritt ist eine kurze interne Vorbereitung, noch vor jeder Buchung. Mit diesen Punkten wissen Sie, ob der Workshop jetzt passt. Die folgende Liste ordnet die Schritte.

1. Notieren Sie zwei oder drei Prozesse, die Ihr Team jeden Tag Zeit kosten, etwa Bestellungen, Angebotsanfragen oder Supportanfragen.
2. Klären Sie, wer den AVV unterschreibt und ob der Datenschutz ihn vorab prüft.
3. Blockieren Sie einen Arbeitstag für die Mitarbeitenden aus dem Prozess.
4. Prüfen Sie, ob bereits bezahlte Claude-Lizenzen kaum genutzt werden.

Danach folgt der Workshop selbst. Svennis führt ihn durch, Ablauf und veröffentlichte Preise stehen auf der Seite zum Claude-Workshop von Svennis. Der Workshoppreis wird vollständig angerechnet, wenn Sie innerhalb von 60 Tagen nach Übergabe des Plans Pilot A oder B beauftragen.

Der Weg nach dem Plan

Das Angebot umfasst vier Schritte. Auf den Workshop folgt Pilot Claude A, ein KI-Agent für einen Prozess, oder Pilot Claude B mit Claude Team für das ganze Team. Danach kommt die Aktivierung je Abteilung und anschließend der monatliche Betrieb.

Für Pilot B beschreibt die Seite zur Einführung von Claude Team den Start. Einen Überblick über automatisierte Prozesse gibt die Seite zur KI-Automatisierung für den Mittelstand.