KI am Arbeitsplatz: So nutzt das Team Claude wirklich, die Schritte der Einführung

So nutzt das Team Claude wirklich: Die Schritte der Einführung sind ein Workshop zu den Aufgaben, die Einrichtung von Claude Team mit Rechten, eine KI-Richtlinie, die Anbindung an CRM und Helpdesk sowie Skills mit einem Key User. So wird KI am Arbeitsplatz zur Routine statt zum Experiment. Für ein Team ist das in zwei Wochen machbar.

Eine Claude-Team-Einführung ist der begleitete Start, nach dem Ihre Mitarbeitenden mit Claude Team an echten Aufgaben arbeiten. Dazu gehören feste Abläufe, klare Regeln und eine Ansprechperson im eigenen Team. Claude Team ist Anthropics Tarif für Teams. Er umfasst laut Anthropic Funktionen für die Zusammenarbeit, Verwaltungswerkzeuge, Single Sign-On (SSO, die Anmeldung mit dem Firmenkonto) und eine zentrale Abrechnung.

Dieser Beitrag ist Teil 2 einer Reihe von drei Beiträgen. Teil 1, „KI-Einführung im Unternehmen: was dazugehört und wer sie führt“, klärt Rollen und Verantwortung. Teil 3, „Schatten-KI: warum private KI-Konten das erste Risiko sind“, behandelt das Risiko privater Konten. Hier geht es um das Wie der Einführung.

Für jeden der fünf Schritte erfahren Sie in diesem Leitfaden:

• was Ihr Unternehmen vorbereitet,
• wer auf Ihrer Seite beteiligt ist,
• woran Sie erkennen, dass der Schritt abgeschlossen ist.

Danach folgen ein durchgerechnetes Beispiel, eine Übersichtstabelle und die Stellen, an denen Einführungen in der Praxis typischerweise ins Stocken geraten.

Der Workshop legt fest, für welche wiederkehrenden Aufgaben das Team Claude nutzt. Ohne diese Festlegung bleibt Claude ein leeres Chatfenster, und jede Person probiert für sich. Am Ende des Workshops stehen drei konkrete Aufgaben, die später als Skills fest eingerichtet werden.

Was Sie vorbereiten

Bringen Sie eine Liste der Tätigkeiten mit, die im Team jede Woche Zeit kosten. Typisch sind Zusammenfassungen, Antwortentwürfe, Gesprächsvorbereitungen oder Berichte. Notieren Sie zu jeder Tätigkeit, in welchem Programm die nötigen Daten liegen. Diese Liste entscheidet später über die Anbindungen in Schritt 4.

Wer beteiligt ist

Auf Ihrer Seite sitzen die verantwortliche Führungskraft, eine Person aus der IT und zwei oder drei Mitarbeitende aus der Fachabteilung. Die Fachleute wissen, wo die Arbeit tatsächlich hakt. Die IT weiß, welche Programme sich anbinden lassen. Gibt es einen Betriebsrat, sollte er schon jetzt informiert sein. Die Gründe stehen im Abschnitt zu Deutschland weiter unten.

Woran Sie den Abschluss erkennen

Der Workshop ist abgeschlossen, wenn drei Aufgaben schriftlich festgehalten sind. Für jede Aufgabe gibt es außerdem eine verantwortliche Person und eine Vorstellung davon, wie ein gutes Ergebnis aussieht. Auch der Key User sollte zu diesem Zeitpunkt benannt sein. Der Key User ist die Person aus dem Team, die Claude gut nutzt und den anderen hilft.

Die Einrichtung beginnt mit der Wahl des Tarifs. Bis 150 Personen ist das meist Claude Team, darüber Claude Enterprise. Claude Enterprise ergänzt laut Anthropic die Domänenerfassung, rollenbasierte Berechtigungen und den Zugang zu einer Compliance-Schnittstelle. Bei der Domänenerfassung werden alle Konten mit der Firmendomain der Organisation zugeordnet.

Lizenzen und Abrechnung

Die Lizenzen (Seats) kaufen Sie direkt bei Anthropic und zahlen sie auch dort. Mit einem Abonnement erhalten die Teammitglieder laut Anthropic Zugang zu Claude im Browser und zu Claude Code. Die Abrechnung läuft zentral, eine eigene Infrastruktur ist nicht nötig. Was die Seats kosten, steht auf der Übersicht zu Claude-Preisen für Pro, Team und Max.

Rollen festlegen

Legen Sie fest, wer im Tarif Claude Team die Rollen Owner und Primary Owner erhält. Nur diese beiden Rollen sehen im Team-Tarif die Nutzungsauswertungen. Für die spätere Erfolgskontrolle in Schritt 5 brauchen Sie also mindestens eine Person mit Zugriff. In der Praxis ist das häufig die IT-Leitung oder die verantwortliche Führungskraft.

Cowork und Verbrauch

Cowork, die Arbeitsumgebung in der Claude-Desktop-App, steht in allen zahlenden Tarifen zur Verfügung. Anthropic weist in seinem Leitfaden zu Claude Enterprise darauf hin, dass Claude Code und Cowork deutlich mehr Tokens verbrauchen als der normale Chat. Klären Sie deshalb vorab, wer Cowork nutzen soll.

Eine KI-Richtlinie legt fest, welche Daten in Claude eingegeben werden dürfen und welche Aktionen eine Freigabe brauchen. Sie gehört vor die erste produktive Nutzung. Erst die Richtlinie gibt den Mitarbeitenden Sicherheit, Claude für echte Kundendaten einzusetzen.

Was in die Richtlinie gehört

Eine brauchbare KI-Richtlinie beantwortet vier Fragen:

• Welche Datenarten dürfen in Claude eingegeben werden, welche nicht?
• Welche Aktionen darf Claude nur vorschlagen, und welche darf es selbst ausführen?
• Wer gibt eine vorgeschlagene Aktion frei, etwa das Versenden einer Antwort?
• Welche Konten sind für Firmendaten zugelassen?

Warum die Kontofrage wichtig ist

Für die Verbrauchertarife Free, Pro und Max trainiert Anthropic laut eigener Dokumentation neue Modelle mit den Daten, wenn die entsprechende Einstellung aktiv ist. Für Claude Code in gewerblichen Konten (Team, Enterprise und API) nennt dieselbe Dokumentation eine Standard-Aufbewahrung von 30 Tagen. Firmendaten gehören deshalb ausschließlich in die gewerblichen Konten des Unternehmens. Die Richtlinie sollte das ausdrücklich sagen. Wie sich private Konten im Unternehmen ausbreiten, behandelt Teil 3 dieser Reihe.

Vertragliche Fragen wie Auftragsverarbeitung und Datenweg beschreibt der Beitrag Claude DSGVO-konform nutzen ausführlicher. Die KI-Richtlinie ist abgeschlossen, wenn sie schriftlich vorliegt, dem Team vorgestellt wurde und die Freigaben namentlich geregelt sind.

Die Anbindung an CRM und Helpdesk entscheidet, ob Claude mit den echten Daten des Teams arbeitet oder ob Mitarbeitende Inhalte von Hand hin und her kopieren. Alle aktuellen Claude-Modelle unterstützen laut Anthropic die Nutzung von Werkzeugen. Das ist die technische Voraussetzung dafür, dass Claude Daten aus anderen Programmen abrufen kann.

Die vier Wege der Anbindung

Für jede Verbindung bauen wir bei Svennis einen von vier Bausteinen. Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten mit ihren Kosten, und Sie entscheiden. Zur Wahl stehen:

• ein connector, die fertige Verbindung zu einem Programm innerhalb von Claude,
• ein MCP server, eine standardisierte Werkzeuganbindung, über die Claude ausgewählte Funktionen eines Programms nutzt,
• ein plugin, das mehrere Bestandteile wie MCP-Server bündeln kann,
• ein skill, der einen festen Ablauf mit Anleitung beschreibt.

Rechte schrittweise vergeben

Beginnen Sie bei Zoho CRM oder einem anderen CRM mit Lesezugriff. Claude bereitet dann zum Beispiel Kundengespräche aus den vorhandenen Daten vor. Im Helpdesk, etwa in Zoho Desk, schreibt Claude zunächst nur Antwortentwürfe. Das Absenden bleibt bei einem Menschen, so wie es die KI-Richtlinie aus Schritt 3 festlegt.

Internes Wissen wie Produktinformationen oder Prozessbeschreibungen braucht eine eigene Struktur. Wie Sie diese aufbauen, zeigt der Beitrag zu einer Wissensbasis, die Claude nutzen kann. Die Anbindung ist abgeschlossen, wenn jede der drei Aufgaben aus dem Workshop ihre Daten ohne Kopieren erhält.

Skills und ein Key User machen aus der Einrichtung einen Arbeitsalltag. Ein Skill ist ein Ablauf, den Claude jedes Mal gleich erledigt, mit Anleitung, Testfällen und einer verantwortlichen Person. Für die Einführung werden drei Skills für die Aufgaben des Teams eingerichtet, genau die drei Aufgaben aus dem Workshop.

Testfälle vor dem Start

Ein Testfall ist ein echtes Beispiel mit bekanntem guten Ergebnis, etwa eine typische Kundenanfrage und die richtige Antwort darauf. Bei Svennis legen wir die Testfälle für jeden Skill vor dem Start gemeinsam mit der verantwortlichen Person fest. Wo diese Testfälle fehlen, sehen wir, dass das Team nach der Übergabe wieder zum leeren Chatfenster zurückkehrt, weil niemand prüfen kann, ob der Skill gut arbeitet.

Die Rolle des Key Users

Der Key User hilft den anderen mit etwa einer Stunde pro Woche. Er zeigt gelungene Beispiele, beantwortet Fragen und sammelt wiederkehrende Fragen. Diese gesammelten Fragen sind der Rohstoff für Verbesserungen an den Skills. Der Key User muss kein Technikexperte sein. Wichtiger ist, dass er die Arbeit im Team kennt und von den Kolleginnen und Kollegen gefragt wird.

Woran Sie den Abschluss erkennen

Die Einführung ist abgeschlossen, wenn alle drei Skills ihre Testfälle bestehen und das Team sie im normalen Arbeitsablauf aufruft. Außerdem muss der Key User seine wöchentliche Stunde fest im Kalender haben.

Das folgende angenommene Beispiel zeigt die fünf Schritte an einem Team mit 40 Personen in Vertrieb und Kundenservice. Das Unternehmen arbeitet mit Zoho CRM für den Vertrieb und Zoho Desk für Serviceanfragen.

Workshop und Tarif

Im Workshop wählt das Team drei Aufgaben: die Vorbereitung von Kundengesprächen, Antwortentwürfe für Servicetickets und eine wöchentliche Zusammenfassung offener Angebote. Bei 40 Personen fällt die Wahl auf Claude Team, weil die Grenze von meist 150 Personen weit entfernt ist. Die Geschäftsführung wird Primary Owner, die IT-Leitung Owner. Beide sehen damit die Nutzungsauswertungen. Die Anmeldung läuft über SSO mit dem Firmenkonto.

Richtlinie und Anbindung

Die KI-Richtlinie erlaubt Kundendaten nur im Firmenkonto. Antworten an Kunden versendet weiterhin ein Mensch. Claude liest in Zoho CRM Kontakte, Verkaufschancen und Notizen. In Zoho Desk erstellt Claude Antwortentwürfe, die eine Servicekraft prüft und absendet.

Skills und Key User

Jeder der drei Skills erhält eine verantwortliche Person und Testfälle aus echten Vorgängen der letzten Wochen. Key User wird eine Mitarbeiterin aus dem Innendienst, die Claude bereits sicher nutzt. Sie hält jede Woche eine Stunde frei für Fragen und Beispiele.

Nach zwei Wochen prüft die IT-Leitung in den Nutzungsauswertungen, ob das Team Claude regelmäßig nutzt. Die Kosten prüft sie anhand der Abrechnung. Einzelne Personen wertet sie dabei nicht aus, auch wenn das Dashboard Angaben pro Person zeigt. So ist es in der Betriebsvereinbarung festgehalten.

Die Tabelle fasst die fünf Schritte der Claude-Einführung zusammen. Für jeden Schritt zeigt sie, wer auf Ihrer Seite beteiligt ist, was Sie vorbereiten und woran Sie den Abschluss prüfen. Alle fünf Schritte zusammen passen bei einem Team in der Regel in einen Zeitraum von zwei Wochen. Ist eine Betriebsvereinbarung nötig, beginnt die produktive Nutzung erst, wenn sie abgeschlossen ist.

Schritt	Beteiligte auf Ihrer Seite	Was Sie vorbereiten	Prüfpunkt
1. Workshop	Führungskraft, IT, zwei bis drei Fachleute	Liste wiederkehrender Aufgaben mit den Programmen dazu	Drei Aufgaben mit verantwortlicher Person, Key User benannt
2. Claude Team einrichten	IT, Einkauf	Anzahl der Seats, Firmenkonten für SSO	Owner und Primary Owner vergeben, alle Konten aktiv
3. KI-Richtlinie	Führungskraft, Datenschutz, Betriebsrat	Datenarten, Freigaben, zugelassene Konten	Richtlinie schriftlich, dem Team vorgestellt
4. Anbindung an CRM und Helpdesk	IT, Fachleute	Zugänge zu den Programmen, gewünschte Rechte	Jede Aufgabe erhält ihre Daten ohne Kopieren
5. Skills und Key User	Verantwortliche Personen, Key User	Echte Testfälle mit bekanntem Ergebnis	Testfälle bestanden, eine Stunde pro Woche für den Key User eingeplant

Die Reihenfolge der Tabelle ist kein Dogma. Schritt 3 kann parallel zu Schritt 2 laufen, wenn Datenschutz und Betriebsrat früh eingebunden sind. Schritt 5 setzt dagegen voraus, dass die Anbindungen aus Schritt 4 stehen, sonst fehlen den Skills die Daten.

Claude-Einführungen stocken selten an der Technik. Meist fehlt eine der Voraussetzungen aus den fünf Schritten. Die häufigsten Ursachen sind:

• Lizenzen sind gekauft, aber es gibt keine festgelegten Aufgaben aus einem Workshop.
• Niemand ist als Key User benannt, Fragen bleiben unbeantwortet.
• Die KI-Richtlinie fehlt, und Mitarbeitende weichen auf private Konten aus.
• Claude ist nicht an CRM und Helpdesk angebunden, das Team kopiert Inhalte von Hand.
• Der Betriebsrat wird erst kurz vor dem Start eingebunden.

Nutzung prüfen

Ob das Team Claude tatsächlich nutzt, zeigen die Nutzungsauswertungen in Claude Team. Im Team-Tarif sehen sie nur Owner und Primary Owner. Auch im Team-Tarif sehen Owner und Primary Owner Angaben zu einzelnen Personen, etwa bei Claude Code die E-Mail-Adresse und die übernommenen Codezeilen jedes Mitglieds sowie eine exportierbare Rangliste. Eine Analyseschnittstelle mit Auswertungen pro Person bietet Anthropic nur für Enterprise-Organisationen an. Ausgabendaten werden täglich aktualisiert und erscheinen mit einem Tag Verzögerung.

Wenn Lizenzen ungenutzt bleiben

Hat Ihr Unternehmen bereits Lizenzen, die das Team kaum oder gar nicht nutzt, ist ein gezielter Neustart sinnvoller als weitere Seats. Was dazugehört, beschreibt die Seite zum Claude-Neustart für ungenutzte Lizenzen. Prüfen Sie dort zuerst, welcher der fünf Schritte damals ausgelassen wurde.

Für Unternehmen in Deutschland kommen vor allem drei Punkte hinzu: die Mitbestimmung, sofern es einen Betriebsrat gibt, der Auftragsverarbeitungsvertrag und nach Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen, mit denen Sie die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden fördern. Alle drei sollten vor dem produktiven Start geklärt sein, nicht danach.

Betriebsrat und Mitbestimmung

Die Einführung von Claude kann nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein. Diese Vorschrift betrifft technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen können. Binden Sie den Betriebsrat deshalb schon in den Workshop ein. Auswertungen der Nutzung einzelner Personen brauchen immer eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage.

Gibt es einen Betriebsrat, ist zusätzlich eine Einigung mit ihm nötig, in der Regel in einer Betriebsvereinbarung. Auch der Team-Tarif zeigt Owner und Primary Owner Nutzungsdaten einzelner Personen, etwa bei Claude Code. Klären Sie die Mitbestimmung deshalb vor dem produktiven Start, auch wenn Sie diese Daten nicht auswerten wollen.

Auftragsverarbeitung und Datenweg

Mit Anthropic schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er ist Teil der gewerblichen Nutzungsbedingungen (Commercial Terms). Anthropic hat die EU-Standardvertragsklauseln laut eigener Angabe in seinen Auftragsverarbeitungsvertrag aufgenommen. Wo Ihre Daten gespeichert werden und welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind, entnehmen Sie der aktuellen Fassung dieses Vertrags.

Halten Sie diese Punkte im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten fest. Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter, sofern benannt, unterstützt Sie dabei. Die KI-Richtlinie aus Schritt 3 ergänzt das, indem sie regelt, welche Daten überhaupt in Claude gehören.

KI-Kompetenz der Mitarbeitenden

Workshop, Testfälle und die Unterstützung durch den Key User sind Maßnahmen, mit denen Sie die KI-Kompetenz im Team fördern. Halten Sie fest, wer welche Einweisung erhalten hat. Vertrag, Richtlinie und, wo es einen Betriebsrat gibt, eine Betriebsvereinbarung bilden zusammen eine klare Grundlage für die Nutzung von Claude im Team.

Den ersten Schritt können Sie ohne externe Hilfe gehen: Erstellen Sie die Liste der wiederkehrenden Aufgaben und der Programme, in denen die Daten dazu liegen. Damit ist die wichtigste Vorbereitung für den Workshop erledigt.

Diese Punkte können Sie diese Woche angehen:

1. Drei Aufgaben auswählen, die im Team jede Woche Zeit kosten.
2. Eine Person als Key User ansprechen und eine Stunde pro Woche einplanen.
3. Den Betriebsrat und die Datenschutzverantwortlichen informieren.
4. Prüfen, ob Mitarbeitende bereits private Claude-Konten für Firmenarbeit nutzen.
5. Die Zugänge zu CRM und Helpdesk für die IT zusammenstellen.

Svennis begleitet diesen Weg in vier Schritten: Workshop, dann Pilot Claude A (ein KI-Agent auf Claude für einen Prozess) oder Pilot Claude B (Claude Team für das ganze Team), danach die Aktivierung der Abteilung und anschließend der monatliche Betrieb. Wer zuerst mit dem ganzen Team testen möchte, findet die Einzelheiten beim Pilot für Claude Team im Unternehmen.

Svennis führt die Einführung auch komplett für Sie durch, für Teams bis 250 Personen. Ablauf, Leistungsumfang und die veröffentlichten Preise stehen auf der Seite zur Claude-Team-Einführung in zwei Wochen.