Intelligenza artificiale per commercialisti: cosa affidare all'assistente e cosa no

L'intelligenza artificiale per commercialisti rende bene su tre fronti: lo smistamento delle richieste dei clienti, la raccolta dei documenti e la lettura dei dati dal gestionale. Il parere, la firma, le scelte fiscali e le decisioni sui dati personali restano invece al professionista. Un assistente AI per lo studio è un sistema basato su Claude che riceve richieste, consulta i programmi dello studio con permessi definiti e prepara bozze o azioni che una persona approva.

Il confine non passa tra compiti facili e compiti difficili. Passa tra ciò che prepara il lavoro e ciò che lo conclude con una responsabilità professionale. La legge italiana sull'intelligenza artificiale va nella stessa direzione. Per le professioni intellettuali ammette l'IA solo per attività strumentali e di supporto, con prevalenza del lavoro intellettuale del professionista.

Applicato alle attività tipiche di uno studio, questo criterio dà una mappa abbastanza netta:

• All'assistente: classificare le richieste, rispondere alle domande pratiche, sollecitare e controllare i documenti, leggere scadenze e anagrafiche.
• All'assistente con approvazione: bozze di risposta, aggiornamenti di stato nel gestionale, promemoria ai clienti.
• Al professionista: pareri, dichiarazioni, firma, rapporti delicati con il cliente, scelte su come trattare i dati.

Il resto della guida spiega ciascuna attività, il motivo della divisione e le verifiche su riservatezza e registro dei trattamenti da fare prima di partire.

Per i commercialisti, la legge 132/2025 consente l'intelligenza artificiale solo come supporto al lavoro intellettuale, che deve restare prevalente. La legge 23 settembre 2025, n. 132, è in vigore dal 10 ottobre 2025 ed è la prima legge italiana sull'intelligenza artificiale. Il suo articolo 13 riguarda le professioni intellettuali, quindi anche commercialisti e consulenti del lavoro.

Secondo la sintesi pubblicata da StudioPlan sulla legge 132/2025, l'uso dell'IA è ammesso per le attività «strumentali e di supporto». Deve restare la prevalenza del lavoro intellettuale del professionista. La stessa norma chiede di informare il cliente sui sistemi di IA utilizzati.

Nella pratica dello studio, una domanda aiuta a classificare ogni compito: il risultato contiene una valutazione sul caso del cliente? Se sì, deve passare dal professionista prima di uscire dallo studio.

Alcuni esempi rendono il criterio concreto:

• Un promemoria sui documenti mancanti è strumentale: comunica un fatto già deciso dallo studio.
• Una risposta su una detrazione nel caso specifico del cliente è una valutazione: serve il professionista.
• Un riepilogo delle scadenze letto dal gestionale è strumentale, purché i dati vengano dal programma e non dalla memoria del modello.

La guida operativa del CNDCEC, citata nella stessa fonte, immagina l'IA dentro i programmi dello studio. È la direzione che segue anche un assistente collegato al gestionale.

Un assistente su Claude può gestire la prima lettura di quasi tutte le richieste che arrivano allo studio. Si tratta di domande su scadenze, stato di una pratica, documenti da inviare, appuntamenti e fatture dello studio. L'assistente le classifica, risponde a quelle pratiche e passa le altre al collaboratore giusto con un riepilogo.

Le risposte pratiche devono venire da una base di conoscenza scritta dallo studio. Orari, elenco dei documenti per una pratica e modalità di invio sono decisioni dello studio, non del modello. Così il cliente riceve sempre la stessa risposta, qualunque sia il canale.

Per lo smistamento ad alto volume la scelta del modello conta. La panoramica dei modelli di Anthropic indica Claude Haiku 5.5 per attività veloci e ripetute come classificazione, estrazione e instradamento. Per le bozze più articolate si usa un modello più potente.

Il punto in cui l'assistente si ferma

L'assistente si ferma quando la richiesta chiede una valutazione sul caso del cliente. «Posso dedurre questa spesa?» o «Conviene il forfettario?» sono domande professionali. L'assistente registra la domanda, raccoglie i dati che servono e la assegna al professionista, senza anticipare una risposta.

Lo stesso schema vale sul sito e sui canali di messaggistica. Il servizio di assistente AI per i clienti sul sito e su WhatsApp descrive come si costruisce questo primo contatto.

La raccolta documenti è l'attività dello studio che un assistente alleggerisce di più, perché è ripetitiva e segue regole già note. L'assistente prepara per ogni cliente l'elenco dei documenti attesi, invia i solleciti e segnala cosa manca. Il collaboratore vede subito quali fascicoli sono completi.

Tutti i modelli Claude attuali accettano testo e immagini e hanno capacità di visione, secondo la documentazione di Anthropic. L'assistente può quindi riconoscere se il file ricevuto è il documento atteso, per esempio una certificazione o un estratto conto. Può anche leggere i dati principali e confrontarli con l'elenco.

Un controllo di completezza ben impostato fa tre cose:

• verifica che ogni documento richiesto sia arrivato;
• segnala file illeggibili, incompleti o riferiti a un anno diverso;
• archivia il documento nella cartella del cliente con un nome coerente.

Il controllo di completezza non è una valutazione di merito. L'assistente non decide se una spesa è detraibile né se un documento basta ai fini fiscali. Quelle scelte restano al professionista che esamina il fascicolo.

L'archivio va deciso prima. Se lo studio conserva i fascicoli in Zoho WorkDrive o in un altro archivio, l'assistente scrive solo nelle cartelle assegnate. Ogni accesso resta tracciabile.

Il collegamento tra Claude e i programmi dello studio va progettato con due livelli: lettura ampia, scrittura limitata e approvata. Tutti i modelli Claude attuali supportano l'uso di strumenti, cioè possono interrogare un programma esterno quando ricevono un'autorizzazione. Questo permette all'assistente di rispondere con i dati veri dello scadenzario, non con supposizioni.

Per ogni collegamento esistono più strade. Svennis costruisce, a seconda del programma, un connector, un MCP server, un plugin o una skill. Presenta le opzioni con il loro costo e lo studio sceglie quella che preferisce.

I dati che l'assistente legge di solito sono questi:

• anagrafica del cliente e collaboratore di riferimento;
• scadenze e stato delle pratiche;
• stato dei pagamenti delle parcelle;
• registrazioni del cliente nel suo programma contabile, per esempio Zoho Books.

Le scritture sono un'altra cosa. Un aggiornamento di stato o una nota nella pratica possono andare in una coda di proposte che un collaboratore conferma. Se lo studio gestisce clienti e pratiche in Zoho CRM, i permessi dell'assistente seguono gli stessi ruoli dei collaboratori.

In Svennis partiamo sempre dai permessi in sola lettura e abilitiamo la scrittura su una singola azione alla volta. Lo facciamo solo dopo che lo studio ha controllato le bozze dell'assistente su casi reali e le ha trovate corrette.

Restano al commercialista tutte le attività in cui il risultato impegna la sua responsabilità professionale. L'assistente può preparare materiale per queste attività, ma non le conclude. La tabella riassume la divisione per le attività più frequenti.

Attività	Chi la svolge	Motivo
Smistamento delle richieste	Assistente	Compito strumentale, regole definite dallo studio
Elenchi e solleciti documenti	Assistente	Comunica decisioni già prese
Lettura di scadenze e anagrafiche	Assistente	Dati letti dal gestionale, non generati
Bozza di risposta a un quesito	Assistente, poi professionista	La bozza è supporto, l'invio è una valutazione
Parere e scelte fiscali	Professionista	Lavoro intellettuale prevalente, legge 132/2025
Dichiarazioni, invio e firma	Professionista	Responsabilità professionale diretta
Decisioni sul trattamento dei dati	Professionista	Ruolo di titolare o responsabile del trattamento

Anche i fornitori di strumenti verticali tracciano lo stesso confine. La piattaforma AI per Commercialisti, sviluppata dal Dott. Nazario De Lia, descrive il proprio strumento come uno che «non sostituisce il nostro giudizio professionale, ma ci libera dalle attività ripetitive».

I rapporti delicati con il cliente rientrano nella stessa colonna. Un contenzioso, un ritardo grave o una cattiva notizia fiscale richiedono una persona. L'assistente può solo segnalare che il caso esiste.

Prima di collegare un assistente, lo studio deve sapere in quale veste tratta ogni categoria di dati dei clienti. Il titolare del trattamento è chi determina le finalità e i mezzi del trattamento (art. 4, n. 7 del Regolamento). Il responsabile del trattamento è chi tratta dati personali per conto del titolare (art. 4, n. 8).

Un riferimento utile è la risposta del Garante sul ruolo del consulente del lavoro. Il quesito era stato posto dal Consiglio nazionale dei consulenti del lavoro con lettera del 24 settembre 2018. Il parere riguarda quella professione, ma il ragionamento interessa ogni studio che tratta dati per conto dei clienti.

I punti principali del parere sono questi:

• per i dati trattati nella gestione della propria attività, il consulente è titolare del trattamento;
• le prestazioni svolte per conto del datore di lavoro rientrano, di regola, nello schema titolare/responsabile;
• l'incarico va affidato con un contratto concordato, non con modelli imposti unilateralmente;
• i collaboratori operano di regola sotto l'autorità diretta del professionista, come persone autorizzate;
• i collaboratori che ricevono compiti specifici in autonomia possono essere subresponsabili, con autorizzazione del titolare anche in via generale;
• a fine rapporto i dati vanno cancellati o anonimizzati e/o consegnati al titolare.

Un assistente AI aggiunge un passaggio a questa catena. Lo studio deve chiarire quali dati riceve l'assistente, per quale finalità e chi li tratta dopo. Dove possibile conviene ridurre i dati inviati. La guida pratica di AteneoWeb sull'AI per commercialisti include indicazioni su GDPR, AI Act e tecniche di anonimizzazione dei dati.

Prima del collegamento servono tre verifiche. La prima riguarda il registro delle attività di trattamento. La seconda riguarda il tipo di piano Claude, con il relativo accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 del RGPD. La terza vale per i dati che lo studio tratta come responsabile: serve l'autorizzazione del cliente titolare a ricorrere al fornitore come sub-responsabile.

Registro delle attività di trattamento

Il registro è il documento che raccoglie le informazioni principali, indicate dall'art. 30 del RGPD, sulle operazioni di trattamento del titolare e dell'eventuale responsabile. Secondo la pagina del Garante sul registro dei trattamenti, il registro ha forma scritta, anche elettronica, e va esibito al Garante su richiesta. È obbligatorio per chi ha almeno 250 dipendenti. Lo è anche sotto questa soglia per chi effettua trattamenti che possono presentare un rischio, anche non elevato, trattamenti non occasionali o trattamenti di categorie particolari di dati o di dati su condanne penali. Il Garante cita espressamente i commercialisti tra i soggetti obbligati. Lo sono quando hanno almeno un dipendente e/o trattano dati sanitari o dati relativi a condanne penali e reati.

Un assistente AI cambia le modalità del trattamento. Il Garante chiede di inserire immediatamente nel registro ogni cambiamento di modalità, finalità, categorie di dati o di interessati. Ritiene opportuno indicare anche i responsabili e sub-responsabili esterni a cui i dati vengono trasmessi.

Piano Claude e condizioni contrattuali

La documentazione legale di Claude Code distingue due regimi. Gli utenti Team, Enterprise e API rientrano nei Commercial Terms of Service. Gli utenti Free, Pro e Max rientrano nei Consumer Terms of Service. Uno studio che lavora sui dati dei clienti dovrebbe quindi evitare gli account personali e usare un piano aziendale, come Claude Team, con seat assegnati ai collaboratori. Per quel piano va verificato anche l'accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 del RGPD.

Autorizzazione del cliente al sub-responsabile

Per i dati che lo studio tratta per conto del cliente, il fornitore dell'assistente diventa un sub-responsabile. Il Garante, nel parere sul consulente del lavoro, richiede che l'incarico a un subresponsabile sia autorizzato dal titolare, anche in via generale. Conviene quindi verificare che la lettera di incarico o l'accordo con il cliente contenga questa autorizzazione.

La legge 132/2025 chiede ai professionisti di comunicare al cliente le informazioni sui sistemi di IA utilizzati «con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo». L'obbligo riguarda anche l'assistente che smista le richieste o sollecita i documenti. Il cliente deve capire dove interviene l'IA e dove interviene una persona.

Un'informativa utile risponde a domande concrete:

• quale sistema usa lo studio e per quali attività;
• quali dati del cliente riceve l'assistente;
• chi controlla le risposte e le bozze prima dell'invio;
• come il cliente può chiedere di parlare subito con il professionista.

Il testo può stare nella lettera di incarico o in un allegato. Conviene scriverlo dopo aver deciso la divisione dei compiti, non prima. Così l'informativa descrive il processo reale dello studio e non una promessa generica.

Se l'assistente risponde anche sul sito o in chat, il cliente deve sapere fin dalla prima interazione che sta parlando con un sistema di IA. L'AI Act richiede al fornitore di progettare il sistema in questo modo. Lo studio deve verificare che l'avviso sia chiaro e visibile. Basta una riga visibile all'inizio della conversazione.

Il primo passo è una mappa delle attività ricorrenti dello studio, prima di scegliere qualunque strumento. Una sequenza pratica è questa:

1. Elencare per due settimane le richieste dei clienti e i documenti sollecitati più spesso.
2. Segnare per ogni voce se è strumentale o se richiede una valutazione professionale.
3. Aggiornare il registro dei trattamenti e verificare il piano Claude in uso.
4. Scegliere un solo processo strumentale per la prima prova, con metriche fissate prima.

Per le metriche è utile partire da quelle già usate nei service desk. Sono descritte nella guida su come misurare un assistente AI con le metriche dell'help desk.

Svennis lavora in quattro passi. Si comincia con il Workshop, descritto nell'articolo sul workshop di intelligenza artificiale in azienda. Segue un pilota: Pilot Claude A, un agente AI su Claude per un solo processo. In alternativa c'è Pilot Claude B, Claude Team per tutto lo studio. Poi vengono l'Activation del reparto e la gestione mensile. La pagina sull'intelligenza artificiale per commercialisti raccoglie gli esempi per il settore.

Chi deve ancora decidere se costruire da sé o farsi affiancare trova i criteri nell'articolo su AI interna, acquistata o con un partner. Sul fronte dei costi, il MIMIT ha previsto un Voucher Cloud e Cybersecurity. Il contributo vale solo per acquisti da fornitori iscritti nell'elenco dei soggetti abilitati. Percentuali, importi massimi e date di apertura dello sportello vanno verificati nel decreto pubblicato sul sito del Ministero prima di contare sul contributo.